Как написать объяснительное письмо

Бланк объяснительной записки

Как написать объяснительное письмо

Объяснительная записка включает в себя обоснование причин нарушения правил любым сотрудником предприятия. Она составляется либо по собственному желанию, либо по требованию руководителя в том случае, если работник допустил нарушения рабочего порядка, например, опоздал, не вышел на работу, был обнаружен в состоянии опьянения, не выполнил указания и т.д.

Виды объяснительных записок

Потребовать объяснительную работодатель может в следующих случаях:

  • о неисполнении обязанностей, согласно должностной инструкции;
  • о неявке на работу;
  • об отсутствии на работе;
  • об опоздании;
  • о появлении на рабочем месте нетрезвым;
  • о задержке в предоставлении документов;
  • о неисполнении поручения;
  • об утере документов;
  • о невыполнении поставленного плана.

Скачать бланк объяснительной записки

Пустой бланк объяснительной записки

Пример объяснительной записки

Функции объяснительной записки

В производственном процессе бывают существенные нарушения, которые влекут за собой дисциплинарные взыскания, не исключены даже увольнения. В этом случае объяснения от сотрудника просто необходимы. Оформляются они в виде объяснительной записки по просьбе руководителя подразделения или предприятия.

Объяснительная записка влечёт за собой не только карательные меры, но и сможет обезопасить при разногласиях с руководителем. И в случае судебных разбирательств, инициированных одной из сторон, сможет стать полноценным доказательным документов, имеющим юридическую силу.

Адресат объяснительной записки

Адресатом объяснительной записки чаще всего выступает директор организации. Если это большой холдинг, то адресатом будет непосредственный начальник. Этот вопрос должен регулироваться документом внутри организации, где должно быть подробно расписано, как и на чьё имя пишется объяснительная.

В какой момент писать объяснительную

Существуют сроки, в которые требуется предоставить объяснения в письменном виде. Это не больше 2-х рабочих дней с даты происшествия.

Руководство в письменном виде просит предоставить объяснительную и ставит дату, с которой начинается отсчёт двухдневного срока.

Если по истечении этого времени работник не предоставит ответ, то руководитель организации имеет полное право применить к виновному меры взыскания, предусмотренные законом в рамках совершённого проступка.

Важно знать, что за одно нарушение следует только одно дисциплинарное взыскание, и не позднее месяца со дня установления самого факта проступка. Факт нарушения фиксируется письменно – составляется и регистрируется специальный акт.

Порядок составления

Объяснительный документ составляется в свободной форме. Но есть сведения, которые указать нужно обязательно:

  • данные о предприятии;
  • сведения о руководителе;
  • сведения о виновном работнике;
  • дата совершения проступка;
  • пояснения.

Для работника будет лучше, если объяснительной части он уделит достаточно внимания. Вся информация должна быть убедительной. В основе аргументов должны лежать доводы, которые имею письменное обоснование.

Например, при появлении на работе позже установленного времени или неявки вообще – документ из больницы или чек из автосервиса с указанием даты и времени проведённого ремонта. Положительно скажется и раскаяние в совершенном проступке, обещание исправиться и не повторять аналогичных ошибок в будущем.

Раскаяние будет обосновано в том случае, если прямо установлена вина работника. Если же он считает, что не виноват, то это требует обязательной фиксации в объяснительной с указанием всех подтверждающих условий отсутствия этой вины.

Записка пишется как от руки, так и в печатном виде. Лучше всего писать собственноручно, обычно так и требуют опытные специалисты кадровых и юридических подразделений. Но в любом случае объяснения должны быть заверены сотрудником собственноручной подписью с расшифровкой.

Объяснительная пишется в 2-х экземплярах. При передаче работодателю, делается отметка на обоих экземплярах, что объяснения получены. После этого одна копия остаётся у работодателя, вторая – у работника.

Руководство по составлению

Составление объяснительной не имеет каких-либо строгих требований, которые могут вызвать затруднения при составлении.

В «шапке» указывается адресат:

  • должность (генеральный директор, начальник отдела и т.д.);
  • полное наименование организации с указанием организационно-правового статуса (ИП, АО, ЗАО, ПАО);
  • фамилия, имя, отчество.

Затем указываются аналогичные сведения о работнике – должность, название организации, фамилия, имя, отчество.

Ниже идёт указание города или иного населённого пункта, по которому зарегистрирована организация и дата составления записки.

По центру следующей строки указывается наименование документа с кратким указанием его повода, например, «об опоздании на работу».

Часть с объяснениями является самой главной. Здесь необходимо указать только факты и причины совершённого проступка. Объяснения должны быть корректными, с чёткими формулировками и аргументами.

Обязательно указываются доказательства невиновности, имеющие документальное подтверждение, при их наличии.

Слишком объёмный текст писать не нужно, читать несколько страниц вряд ли кто-то захочет, да и это только спровоцирует негативную реакцию со стороны руководства.

В конце обязательно ставится подпись с расшифровкой, а затем передаётся уполномоченному на то сотруднику, либо нарочно непосредственному начальнику или руководителю организации.

Источник: https://www.rublanki.ru/zapiski/obyasnitelnaya-zapiska/

Объяснительная записка – что это такое

Как написать объяснительное письмо

Рассмотрим образец объяснительной записки — как составить такой документ, в каких ситуациях он необходим и как с его помощью улаживать конфликты. Чаще всего объяснительные записки требуют работодатели, но с необходимостью разъяснить какое-либо обстоятельство нередко сталкиваются школьники, студенты, родители, поэтому статья будет полезна широкого кругу читателей.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором разъясняются какие-либо обстоятельства, даются пояснения к проблемной ситуации, раскрываются мотивы поступков и аналогичная информация. Унифицированная форма не предусматривается, поэтому всегда готовится в свободной форме. Допускается писать вручную и на компьютере.

Служебные объяснительные всегда адресуют руководителю, и только он (или специально уполномоченное лицо) вправе потребовать от работника дать пояснения к какой-либо ситуации. Документы в школах, детских садах (от имени родителей) и университетах пишутся на имя директоров, завучей, заведующих, ректоров и деканов.

У работника есть право отказаться писать объяснительную, но придётся заполнить специальный акт отказа. Это сделает работодатель в присутствии двух свидетелей. В большинстве случаев совершенно нецелесообразно отказываться давать объяснения, потому что это усугубляет положение и настраивает работодателя против сотрудника.

Хорошая объяснительная записка способна избавить человека от административного наказания

Для чего пишется

Список ситуаций, когда требуется объяснительная записка, обширен. Наиболее популярные:

  • за опоздание или за отсутствие на рабочем месте;
  • за ошибку в работе, нарушение служебных обязанностей;
  • за отсутствие ребёнка в школе или в детском саду.

Задача — раскрыть мотивы нарушения какого-либо порядка, рассказать подробнее о допущенной ошибке. К подготовке такого документа в большинстве случаев не стоит подходить формально, следует максимально честно и последовательно изложить причины проступка. На основе объяснительной руководители могут решать, привлекать ли работника к ответственности, лишать ли премии, объявлять ли выговор.

Как правильно составить

Российское законодательство не содержит утверждённых форм объяснительных записок, поэтому вопрос «как правильно» не совсем корректен.

Работодатель или другая сторона, затребовавшая объяснительную, не вправе отказываться принять её на основании того, что она «неправильно подготовлена». Форма свободная.

Однако некоторые полезные рекомендации, помогут сделать документ более грамотным, понятным адресату. Помните, что главная задача объяснительной — уладить спорную ситуацию, смягчить или даже снять вину.

Шапка объяснительной должна раскрывать, кому направляется документ — начальнику, руководителю, директору и кто его написал. Проще говоря, «кому» и «от кого».

Пишется в верхнем правом углу. Нужно использовать полные наименования должностей, указывать фамилию целиком, инициалы имени и отчества.

объяснительной записки стоит делать максимально понятным. Используйте простые предложения, придерживайтесь делового стиля, но избегайте штампов, канцеляризмов и сложных описательных конструкций. Объяснить причину опоздания «пробкой на улице Ленина» гораздо лучше, чем «сложной дорожной ситуацией на дорогах на улице Ленина в утренние часы».

Текст лучше умещать на 1 листе А4 — так его проще прочитать. Но если ситуация трудная, одной страницы недостаточно, не стесняйтесь использовать несколько. Это в ваших интересах. Особенно эта рекомендация касается случаев, когда от содержания записки зависит административное взыскание работнику.

Примеры

Мы уже выяснили, что унифицированных форм объяснительных записок не существует, поэтому нет смысла искать готовый бланк.

Однако нередко случается, что человек волнуется и не может подобрать нужные слова — всё же объяснительные чаще требуются в спорных и конфликтных ситуациях. Тогда шаблон будет полезен.

Ниже представлены примеры объяснительных записок и рекомендации по их подготовке для самых распространённых случаев.

За опоздание

Как писать объяснительную на работе за опоздание? Пожалуй, это самый распространённый тип объяснительных. Шапка этого документа будет стандартной — кому адресован и от кого, наименование.

В тексте постарайтесь максимально понятно и честно сформулировать, почему вы опоздали — попали в пробку, сломался автобус или автомобиль, задержал воспитатель ребёнка в детском саду или классный руководитель в школе.

Не бойтесь указывать настоящую причину: это лучше, чем потом попасться на обмане.

Не пишите лишней информации, допускается только извиниться и пообещать, что в будущем будете более пунктуальны.

Пример объяснительной за опоздание

За неисполнение служебных обязанностей

Чем отличается объяснительная записка за неисполнение служебных обязанностей? Она должна содержать описание причин, по которым сотрудник не справился со своей работой, не сделал то, что положено ему должностной инструкцией. Как пишется такой документ? В записке сотрудник излагает свой взгляд на события, указывает причины, описывает детали, о которых неизвестно работодателю.

На основе этого документа работодатель решает, к какой ответственности привлекать своего подчинённого. Поэтому приветствуется изложение реальных уважительных причин, точность формулировок.

Не перекладывайте ответственность на коллег, кроме случаев, когда оплошность произошла действительно по их вине.

Постарайтесь подчеркнуть, что проступок не привёл к непоправимым последствиям или вы сумели вовремя их предотвратить.

Пример объяснительной за рабочую ошибку

За отсутствие ребёнка в школе

Объяснительная записка в школу об отсутствии ребенка — одна из самых простых. Родителю достаточно указать точную дату отсутствия и причину — плохое самочувствие без высокой температуры или поездка. Возможны и любые другие уважительные причины. Если такие записки родители пишут 1-2 раза в год, проблем с учителями возникнуть не должно.

Пример объяснительной за отсутствие ребёнка в школе

От ребёнка за опоздание или плохое поведение

Нередко объяснительную приходится писать не взрослому человеку, а ребёнку — за опоздание на занятия или плохое поведение на перемене. Научите своего сына или дочь готовить такие документы, чтобы в подобной ситуации они чувствовали себя увереннее (это не значит, что вы поощряете их опаздывать или хулиганить — вы учите их защищать себя в конфликтах и разбирательствах).

Записка от ученика пишется на имя директора школы или классного руководителя. Ребёнок указывает, в каком классе учится. В тексте нужно описать причину опоздания, плохого поведения максимально подробно и самым простым языком — «задержался в столовой из-за большой очереди», «ждал очереди в библиотеке, чтобы взять книгу к уроку» и так далее.

Пример объяснительной от ребёнка

Уведомление о необходимости письменных объяснений

Как работник узнаёт, что должен писать объяснительную? Есть 2 основных варианта:

  • Устное замечание. Обычно касается незначительных проступков вроде разовых опозданий.
  • Письменное уведомление о необходимости дать письменное объяснение. Как правило, касается более сложных ситуаций, серьёзных проступков или по факту выявленных нарушений, которые привели к неблагоприятным последствиям.

В письменном уведомлении работодатель указывает в какой срок и на имя кого работник должен представить записку. У уведомления будет дата и номер, которые следует указать в ответе. То есть, текст можно начать так: «В ответ на уведомление от 21 января 2019 года №45 сообщаю…».

Заключение

Для работника объяснительная записка — это способ избежать административного взыскания, возможность, объяснить свой проступок или оплошность.

Для работодателя — способ больше узнать о проблемной ситуации и решить, нужно ли привлекать работника к административной ответственности.

Не бойтесь писать объяснительные записки простым и понятным языком, избегайте штампов и канцеляризмов, наполняйте текст деталями, которые помогут работодателю понять, что строгое наказание не нужно.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/personal/pravovye-voprosy/obyasnitelnaya-zapiska-chto-eto-takoe.html

Объяснительная записка: основные правила написания | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Как написать объяснительное письмо

Действующий закон не устанавливает чёткого определения понятию «объяснительная записка». Несмотря на это в ходе трудовых отношений, складывающихся на государственных и коммерческих предприятиях, очень часто оформляется указанный документ.

В большинстве случаев написание данной записки инициирует руководитель организации, служба охраны, правоохранительн ые органы. Такие действия обусловлены трудовым законодательство м, которое обязывает нанимателей требовать в ряде ситуаций письменное объяснение от работников о совершённых ими поступках (ТК: статья номер 199, статья номер 408).

Отметим также, что в соответствии с рекомендациями к документации, необходимой для ИП при урегулировании с сотрудниками фирмы трудовых отношений, утверждённым в декабре 2011 года (под № 135), объяснительная записка выступает основанием для публикации приказа по кадровому составу.

Если говорить в общем, то под объяснительной запиской подразумевается ненормативная документация, разъясняющая условия, причины действия, кого-либо происшествия, бездействия, наступления определённого факта. Она оформляется сотрудником компании и предоставляется руководителю, вышестоящим лицам.

Согласно конституции, а именно её статье под номером 27, составление указанной бумаги – это право, а не обязанность любого работника. В свою очередь наниматель обязан затребовать данный документ в письменной форме:

— до введения дисциплинарного взыскания (согласно статье 199 ТК РБ);

— до вынесения распоряжения, касающегося взыскания некой суммы с зарплаты работника (согласно статье ТК под номером 408).

В иных случаях руководитель обладает правом, однако вовсе не обязан требовать от работников предоставить разъяснение (для выяснения позиции сотрудника организации в конкретной ситуации, оценки причины совершённых действий, принятия каких-то решений).

Какими бывают объяснительные записки?

Рассматриваемый документ может быть:

• оправдательным (когда он содержит причины неправильного действия, бездействия);

• объяснительным (когда сотрудник предприятия поясняет деяния иных лиц, указывает обстоятельства, а также условия возникновения конкретных событий, случившихся по причинам, независящим от его).

Как правило, в нём рассматриваются вопросы, касающиеся следующих аспектов:

• появления на рабочем месте в состоянии опьянения (не важно при этом, является оно наркотическим, токсическим либо алкогольным);

• прогула либо вообще отсутствия в положенное время на рабочем месте;

• опоздания;

• хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте;

• нарушения норм и требований охраны труда;

• аморальных поступков;

• предоставления неверной информации в различные инстанции;

• дисциплины;

• некачественного, неполного выполнения обязанностей.

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка оформляется на листах А4 индивидуально и в одном экземпляре.

На некоторых предприятиях используется унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25 (в такой ситуации предварительно издаётся приказ либо распоряжение по поводу утверждения, применения выбранной формы).

Так как унифицированная форма имеет рекомендательный характер, утверждение своего варианта можно осуществить при помощи соответствующего «местного» нормативно-право вого акта.

В любом случае, объяснительная записка должна включать несколько частей:

• фактическую (здесь необходимо указать факты, послужившие поводом для создания рассматриваемого документа);

• причинную (здесь приводятся причины, которые могут объяснить сложившуюся ситуацию).

Каждая из них должна объективным образом отражать факты и давать им чёткое пояснение.

В отличие от докладной записки в рассматриваемом документе может отсутствовать логическая часть, где прописываются сделанные выводы, имеющиеся предложения.

Помимо всего, перечисленного выше, в объяснительной записке в обязательном порядке указывается следующее:

• наименование компании, где трудится работник;

• место составления бумаги;

• информация о получателе (ФИО, должность);

• наименование документа «объяснительная записка»;

• дата написания документа;

• зарегистрированн ый номер;

• ставится подпись.

В ситуациях, когда работник отказывается писать объяснительную записку, оформляется специальный акт, в котором указываются свидетели (как правило, их количество – 2 человека).
Конкретный образец пояснительной записки будет приведён ниже.

Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Образец объяснительной записки об отсутствии

Это нужно знать!

Регистрация объяснительной записки производится в порядке, который установлен руководителем предприятия для регистрации внутренней документации.

После того, как все материалы дела будут рассмотрены, наниматель либо иное уполномоченное на то лицо устанавливает/не устанавливает на документе резолюции для исполнителя (с указанием конкретных действий).

Что касается срока хранения представленных документов, то для Министерства промышленности и подчиняющихся ему компаний он составляет 3 года.

Источник: http://sekretar-eps.ru/?page_id=728

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.