Как написать служебную записку на сотрудника

Содержание

Служебная записка о проделанной работе образец

Как написать служебную записку на сотрудника

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Читать еще:  Справка в трудовую инспекцию образец

    Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

    Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

    Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    В каких случаях составляется и кем

    В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

    1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
    2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
    3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

    Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

    Требования к документу

    Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации.

    В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

    Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

    Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

    Важные особенности и формулировки

    В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

    Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.

    2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

    Читать еще:  Акт выполненных работ на оказание услуг образец

    Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

    Пошаговое с оставление

    Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

    1. Сотрудник создает служебку.
    2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
    3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
    4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
    5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

    Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

    Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения.

    Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

    При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

    Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

    Как и сколько хранить

    Источник: https://gimnazia40.ru/trudovye-otnosheniya/sluzhebnaya-zapiska-o-prodelannoj-rabote-obrazets

    Правила и нормы составления Докладной записки (оформляем по образцу)

    Как написать служебную записку на сотрудника

    Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.

    Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.

    Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.

    Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

    Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

    1. Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
    2. Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
    3. Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

    И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

    Чем отличается служебная от докладной?

    Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

    Схема составления записки на провинившегося сотрудника

    Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации.

    Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.

    При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.

    Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:

    • Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
    • В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
    • Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
    • Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
    • Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
    • В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

    Грамотный образец в 2020 году

    Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.

    Образец в формате WORD, 2020 год

    Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.

    Хорошо, переходим к практическим вариантам.  

    Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)

    Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности.

    При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

    Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

    Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка.

    Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег.

    При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

    Теперь наглядный пример.

    Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

    Дмитриева Ивана Андреевича

    Докладная записка

    Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

    На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

    Или, более конкретное предложение…

    На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

    Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

    24.10.2020 г.

    Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса.

    Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка.

    Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству.

    Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

    В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

    Директору ООО «ДомСтрой»Сергееву Сильвестру Павловичуот руководителя отдела продаж

    Дмитриева Ивана Андреевича

    Докладная записка

    Источник: https://trudko.ru/content/pravila-normy-sostavlenija-dokladnoj-zapiski-oformljaem-obrazec

    Служебная записка: образец написания, правила составления

    Как написать служебную записку на сотрудника

    Последние изменения: Ноябрь 2020

    В деловом общении между структурными подразделениями используется служебная записка, образец составления которой зависит от излагаемой сути. Документ отличается краткостью, чёткостью обозначенной проблемы и улучшает совместную работу отделов, помогая в быстром решении производственных вопросов.

    Цель составления

     Формат служебной записки, как и сам документ, отсутствует в общероссийском классификаторе.

    В деловой практике рекомендуется составлять в соответствии с общими требованиями, выдвигаемыми стандартами по отношению к документации.

    Отличительная особенность служебной записки – направление по «горизонтали» для обеспечения коммуникаций между подразделениями. Как правило, адресат и адресант занимают равнозначные должности в иерархической структуре.

    Текст служебной записки содержит:

    • просьбу об обеспечении материальными ресурсами, о предоставлении необходимой информации, об уточнении рабочих моментов;
    • предложения относительно дальнейшего взаимодействия, удобного для подразделений в связи с произошедшими кадровыми изменениями и перестановками;
    • сообщения о служебной информации, ставшей известной автору и касающейся подразделения адресата.

    Составление служебной записки необходимо для взаимодействия между отделами, не требующего вмешательства руководства и принятия управленческого решения.

    Возникший производственный вопрос начальник одного отдела решает с коллегой из другого отдела.

    Служебная записка директору от подчинённого сотрудника по существу является докладной, а разъясняющая несвоевременное выполнение поставленных задач – объяснительной.

    Шаблон написания служебной записки

    Унифицированной формы документа не существует. Однако образец служебной записки должен отличаться краткостью, лаконичностью изложения, чёткостью формулировки вопросов и предложений по их решению.

    Шаблон написания следующий:

    1. Шапка с указанием структурного подразделения, занимаемой должности и ФИО адресата, даты составления и присвоенного номера исходящей корреспонденции.
    2. Наименование и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «Об обеспечении канцелярскими принадлежностями», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
    3. Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне подразделений.
    4. Предлагаемые автором варианты решения или просьба организоваться в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат в случае необходимости.
    5. Указание адресанта (ФИО, должность и структурное подразделение или отдел).

    Написать служебную записку можно на бумажном носителе формата А4 или отправить по электронной почте получателю. Целесообразно в соответствии с принятым регламентом документооборота получить подтверждение о прочтении.

    При отправке в электронном формате важно запрашивать уведомление о получении отправленного сообщения, проставляя отметку в соответствующем окне. Уведомление послужит гарантией отправителю о действительной отправке письма конкретному адресату в требуемые сроки и сформулированной проблемой и предложенными путями решения.

    Рекомендации по составлению

     

    Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю.

    Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части.

    Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.

    Желаемый объём текста не должен превышать 6-7 строк. Тестовые обороты, не несущие смысловой нагрузки, типа «довожу до вашего сведения», «учитывая вышеизложенное» желательно исключить. Как начать служебную записку без шаблонных фраз и как закончить? Важно сразу обозначить проблему, не отвлекая на «словесный мусор» внимание получателя, а в завершении сформулировать ясно сроки и желаемые действия коллеги.

    Краткое изложение фактов без отвлечения на не имеющие прямого отношения к делу детали – залог для продуктивной совместной работы с сотрудником и одновременно возможность разделить ответственность в случае возникновения негативных последствий. От того, как выглядит служебная записка, насколько чётко обозначены задачи, зависит дальнейшее принятие решения руководством при последующем разбирательстве.

    Служебные записки наряду с докладными и объяснительными относятся к документам внутренней деловой переписки и подлежат хранению в архиве предприятия в течение пяти лет. Поэтому при проверках на протяжении данного периода и выявлении нарушений автор может доказать максимум приложенных усилий со своей стороны.

    Бесплатный вопрос юристу

    Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

    © 2020 zakon-dostupno.ru

    Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/sluzhebnaya-zapiska/

    Что такое служебные записки и как правильно их писать: цели и основания составления, образец – Работник

    Как написать служебную записку на сотрудника

    При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

    Основания для составления и цели записок

    Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

    • официально предложить внести поправки в план работы;
    • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
    • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
    • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

    Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

    Электронные служебные записки

    С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

    Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

    Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

    Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

    • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
    • наименование документа;
    • дата написания и порядковый номер;
    • описание ситуации, просьба;
    • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

    Скачать документ бесплатно в Word [28.00 KB]

    После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

    Виды служебок

    В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

    Директору или руководству предприятия

    Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

    На командировку

    Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

    Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует. Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

    Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

    Отзыв из отпуска

    Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

    Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

    Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

    На обучение сотрудников

    Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

    На совмещение должностей

    Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

    На отгул

    Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

    Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

    При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца.

    В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

    Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

    На закупку оборудования

    Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

    О проведении мероприятий

    О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

    На ремонт оборудования

    Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность.

    Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием.

    Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

    На увольнение сотрудника

    В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

    Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

    Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

    • ключевая мысль, формирование запроса;
    • важные детали;
    • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

    При дисциплинарном проступке

    Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

    О необходимости нового сотрудника

    Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

    На сверхурочные работы

    При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

    На списание ТМЦ

    Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

    Что такое служебная записка и для чего она нужна :

    Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

    Что это такое?

    Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

    В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

    В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда — пути решения.

    Служебная и докладная: сходства и различия

    Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся.

    Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе.

    Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

    Составление служебных записок для начальства

    Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка – это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы.

    Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное — описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения.

    На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

    https://www.youtube.com/watch?v=_afpxmxVxYA

    Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться.

    Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению.

    Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

    Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

    Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы.

    Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства.

    Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

    Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

    Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

    Служебные записки в другую организацию

    Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки – для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

    Источник: https://r-p-b.ru/priem-na-rabotu/chto-takoe-sluzhebnye-zapiski-i-kak-pravilno-ih-pisat-tseli-i-osnovaniya-sostavleniya-obrazets.html

    Как правильно написать докладную записку на сотрудника

    Как написать служебную записку на сотрудника

    » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

    В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

    Что это такое

    Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

    Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

    Кто и кому их пишет

    Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

    При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

    • сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
    • можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
    • всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
    • даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

    Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

    В каких случаях применяется

    Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

    • о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
    • о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

    Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

    Порядок передачи

    Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

    1. Оформление записки.
    2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
    3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
    4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
    5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

    Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

    Правила оформления

    Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

    На бланке или нет

    Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

    Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

    В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

    Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

    Шапка документа

    Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

    • шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
    • в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
    • дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

    Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

     Порядок написания

    1. Шапка документа.
    2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.

    3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
    4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

    Пример оформления

    Директору ООО «Луч»

    И.И. Никитенкову

    от главного бухгалтера

    А.Н. Рыленковой

    Докладная записка

    Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

     Подпись

    01.06.2017г.

    Срок и место хранения

    После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

    • подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
    • подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

    Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

    Образцы докладных записок

    Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

    Об отсутствии работника на рабочем месте

    Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

    О невыполнении должностных обязанностей

    Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя.  Прошу принять меры.

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до Вашего сведения, что менеджер  И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

    О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

    Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин  находится на своем рабочем месте  с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

    Выводы

    Докладная записка  — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

    Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

    Если у вас такая же ситуация, смотрите как правильно уволиться с работы по собственному желанию без отработки и в каких случаях вам не могут в этом отказать.

    Можете прочитать о процедуре увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ.

    Как в документах правильно писать https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-pravilno-pisat-vrio.html временно исполняющий обязанности директора.

    Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.