Как оформить вкладыш в тк

Содержание

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Как оформить вкладыш в тк

Трудовая имеет ограниченное количество страниц. Когда они полностью заканчиваются, работодатель может использовать специальные вкладыши.

Каким образом они заполняются и как выглядят? Каков порядок ведения данного документа? Ответы на эти вопросы вы узнаете в данной статье.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Активный карьерный рост или частая смена мест трудоустройства со временем приводят к тому, что листы трудовой книжки (далее ТК) заканчиваются.

Это вовсе не означает, что гражданин больше не может работать или обязан оформлять новую трудовую. Работодатель в такой ситуации должен заполнять специальный вкладыш.

Данный документ, обладающий особой степенью защиты, является дополнением к ТК. Он предоставляется организации вместе с трудовой. Вкладыш заполняется в том же порядке, что и сама ТК.

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку?

Стандартная форма данного документа, дополняющего ТК, закреплена Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года. Заказать вкладыш можно в специализированных организациях, обладающих соответствующей лицензией.

Внутри документ выглядит как трудовая и имеет собственный идентификационный номер. Вкладыш содержит 9 разворотов, касающихся трудовой деятельности гражданина, и 8 разворотов, на которые вносится информация о награждениях сотрудника.

При заполнении документа в ТК, оформленной на имя сотрудника, должна быть сделана пометка о выдаче вкладыша.

Стоит отметить, что руководитель обязан ставить соответствующий штамп, содержащий индивидуальный номер и серию, каждый раз, как заводит новый вкладыш.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Если раздел ТК о трудовой деятельности гражданина полностью закончен, руководитель ни в коем случае не должен вклеивать в документ чистые страницы из незаполненной трудовой, заводить новую ТК или вносить сведения о работе сотрудника в раздел о награждениях. В такой ситуации достаточно оформить специальный вкладыш.

Данный документ обязательно должен быть в наличии у руководителя сотрудника. Вкладыши обычно предоставляются вместе с ТК, однако организация может заключить договор на их отдельную поставку. При этом документ подлежит обязательной регистрации в приходно-расходной книге.

Если листы ТК закончились, сотрудник должен направить руководству организации, бухгалтеру или в отдел кадров соответствующий запрос на предоставление вкладышей в трудовую книжку.

В запросе важно указать:

  • причины, по которым необходима выдача вкладыша;
  • ФИО сотрудника, которому он требуется;
  • дату оформления заявления;
  • подпись заявителя.

Вкладыш выдаётся под роспись сотрудника.

Порядок ведения вкладыша в трудовую книжку

На титульном листе сотрудник, уполномоченный заполнять ТК и вкладыши к ним (обычно эту роль выполняет кадровик), должен указать фамилию, имя и отчество сотрудника, дату его рождения, полученное образование, занимаемую в организации должность, а также дату оформления.

При этом неправильно вписывать дату, когда была заведена ТК, листы которой закончились. Важно указать дату оформления самого вкладыша.

Если с момента заполнения ТК изменились персональные данные сотрудника, во вкладыш вносится новая информация (например, если работник сменил имя или получил повышение).

Ниже перечислены основные нюансы, которые следует учесть при оформлении вкладышей:

  • порядок их заполнения не отличается от процесса ведения ТК;
  • нумерация должна продолжаться с того места, на котором закончились листы трудовой книжки (начинать нумерацию сначала нельзя);
  • любые изменения, вносимые в ТК, должны быть добавлены и в самом вкладыше;
  • незаконченная запись в трудовой может быть продолжена в дополняющем её вкладыше с того места, на котором остановился кадровик или иное лицо, уполномоченное вести данные документы;
  • печать на титульном листе должна стоять от той организации, которая завела конкретный вкладыш (если руководитель забыл проставить оттиск печати, а гражданин уже трудоустроился на другом месте, новый работодатель не вправе поставить свою печать).

Документ в обязательном порядке подшивается к ТК и заполняется в соответствии с описанными выше правилами.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Как указывалось выше, данный документ дополняет оформленную на имя сотрудника ТК.

Без трудовой вкладыш не имеет юридической силы, поэтому использоваться отдельно не может. Данное правило зафиксировано в Постановлении Правительства РФ № 225.

Как изменить фамилию сотрудника?

Если трудоустроенный работник поменял фамилию, новые данные обязательно вносятся в ТК и дополняющий её вкладыш.

На титульном листе сотрудник, ответственный за оформление этих документов, аккуратно зачёркивает прежнюю фамилию гражданина одной чертой, а рядом вписывает новые сведения.

На внутренней стороне обоих документов указываются реквизиты справки, на основании которой был подтверждён факт изменения персональных данных сотрудника. Информация заверяется печатью организации и подписью кадровика или иного лица, ответственного за оформление ТК.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/oformlenie-vkladysha-v-trudovuu-knizhku/

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку: нюансы заполнения, порядок действий, возможные ошибки

Как оформить вкладыш в тк

Как заполнить трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку, какие записи внести на титульный лист вкладыша в трудовую книжку, обо всех нюансах оформления расскажем в статье.

Нюансы оформления вкладыша в трудовую книжку

На титульном листе трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку вписывают Ф. И. О. работника, указывают дату его рождения, а также образование, профессию или специальность.

Обязательно указывают дату заполнения титульного листа и заверяют подписью работника, уполномоченного вести такие документы. Работник также должен расписаться в заполненном документе. После этого проставляется печать организации при ее наличии.

Фамилию, имя и отчество на титульном листе трудовой книжки (ТК) и вкладыша в трудовую книжку следует указывать:

  • полностью;
  • без замены инициалами;
  • без сокращений.

Все записи делают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Ориентироваться следует на то, как указаны записи в таких документах.

Даты, как правило, указывают арабскими цифрами, например: 12.08.1982. Такие правила установлены пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69 (далее – Инструкция № 69). Если дата рождения указана прописью, это не считается ошибкой.

На основании Инструкции № 69 требуется вносить дату арабскими цифрами только непосредственно в разделах ТК или вкладыша.

Соответствующие запись об образовании и профессии, специальности вносят в ТК или вкладыш в трудовую книжку на основании подтверждающих документов: дипломов, аттестатов и так далее. В графе «Образование» указывают не только уровень образования, но и присвоенную специалисту квалификацию. Уровни образования см. в этой таблице.

Например, если сотрудник стал бакалавром, то следует указать: «высшее – бакалавриат». В соответствующей графе «Профессия, специальность» вписывают направление подготовки. Например, запись выглядит так: «Направление подготовки «Психология»».

В дальнейшем специалист может получить следующий уровень образования. В этом случае на титульном листе ТК или вкладыша в трудовую книжку (как оформить образец) вносят дополнительную запись. Например, «высшее – бакалавриат, магистратура».

Соответствующие записи в графе «Профессия, специальность» можно оставить прежними, если направление подготовки не поменялось. Если же новый диплом получен по другим направлениям подготовки, это следует указывать через запятую, например, «Психология», «Менеджмент».

Важно! Ранее в строке «Образование» допускалось производить запись о неоконченном образовании. Такие записи вносили на основании представленного документа, полученного из образовательного учреждения.

С учетом принятого Закона от 29 декабря 2012 года под № 273-ФЗ записи о незаконченном образовании не вносят. На основании порядка, предусмотренного в пункте 2.1 Инструкции № 69, вносят соответствующую информацию о последнем законченном образовании специалиста – среднем общем или среднем профессиональном и так далее.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

В графу «Дата заполнения» вносят день и год, указанный цифрами. Месяц можно указывать прописью или цифрами, так как в Инструкции № 69 нет разъяснений по поводу того, как правильно указывать дату заполнения.

Присутствует только рекомендация отражать даты арабскими цифрами в разделах ТК и вкладыша в трудовую. Но при этом следует учитывать, что в формате графы «Дата заполнения» можно вписать прописью только месяц. Примеры записей: «4 мая 2018» или «04.05.2018».

Заполненные сведения на титульном листе при оформлении ТК и вкладыша в трудовую книжку (образец 2018) должен заверить своей подписью:

  • специалист, отвечающий за заполнение этих документов;
  • владелец книжки расписывается в строке, которая специально отведена для подписи.

На титульном листе следует поставить печать, если организация использует ее в своей работе или печать кадровой службы, если в ней содержится наименование организации и ее местонахождение, указанное на русском языке.

Как оформить титульный лист трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (пример)

Пример.

А.В. Дежнева принята в организацию 15 января 2018 года на должность психолога. Это для нее первое место работы. Кадровик заполнил титульный лист ТК психолога.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец титульного листа)

Запись в трудовую книжку о вкладыше (образец)

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыши в трудовую книжку (образец) заполнять нужно в том же порядке, что и трудовые книжки. Все сведения о таких документах указывают в книгах учета.

Вкладыш оформляют при необходимости внести новую запись в один из разделов ТК, если все графы соответствующего раздела уже заполнены (в соответствии с пунктом 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства 16 апреля 2003 года под № 225).

Например, сведения о приеме на работу, переводе, увольнении следует вносить в раздел «Сведения о работе». Нельзя вносить эту запись в свободные разделы ТК, к примеру, в «Сведения о награждениях».

При оформлении вкладыша в трудовую книжку (образец) нумерация записей продолжает нумерацию соответствующих записей по разделам ТК. Следует учитывать, что вкладыш в трудовую (образец) без заполнения трудовой книжки недействителен (на основании пунктов 11 и 38 Правил №225).

Выданный вкладыш вшивают в ТК. Так как законом не установлено конкретное место закрепления вкладыша, его следует вшить между последней страницей ТК и задней обложкой или посередине. Цвет и качество ниток выбирают на свое усмотрение.

Вкладыши для трудовой книжки нельзя вшивать «про запас». Делать это необходимо только в том случае, если в книжке закончилось место в соответствующем разделе, который необходимо заполнить. ТК не станет недействительной, если в нее вшит вкладыш, работодателя за это не накажут, но выдавать вкладыш в трудовую книжку без записей (образец) нет необходимости.

Сроки внесения записей при заполнении вкладыша в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку проводят при необходимости внести соответствующую запись в нужный раздел ТК, если в этом разделе нет места по причине того, что он полностью заполнен.

Запись о работе, о переводе на другую постоянную работу и так далее вносят в ТК или вкладыш на основании соответствующего приказа или распоряжения, выпущенного руководителем организации.

Если работника уволили, все записи вносят непосредственно в день увольнения. Формулировки во вкладыше должны соответствовать тексту документа-основания.

Какие требования учитывать при внесении записей во вкладыш в трудовую книжку

Оформляя документ, все записи вносят ручкой синего, черного, фиолетового цвета. Для заполнения можно воспользоваться перьевыми, гелевыми или шариковыми пишущими приборами, другими ручками и цветом записи делать нельзя. Слова вписывают полностью. Исправления и сокращения недопустимы.

Если во время оформления записей в ручке закончились чернила, то необходимо завершить их другой ручкой с чернилами такого же типа и цвета. Когда подобрать однотипные чернила не удалось, следует попытаться сохранить цвет.

В оформленный вкладыш в трудовую книжку вносят, в частности, сведения о:

  • работе;
  • переводах на другую постоянную работу;
  • получении второй или последующей профессии, специальности;
  • повышении уровня квалификации;
  • работе по совместительству (такую запись вносят по желанию работника);
  • изменениях наименований должности;
  • награждениях за успехи в работе;
  • увольнении.

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку не вносят ведения о взысканиях. Исключением являются случаи, когда увольнение состоялось из-за проступка.

Если во время работы изменилось наименование организации, об этом также делают запись в ТК или вкладыше (на основании пункта 3.2 Инструкции № 69).

Все слова в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку следует прописывать полностью без сокращений. Например, вносят слово «приказ», а не «пр.», указывают «распоряжение», а не «расп.». Соответствующие правила установлены пунктом 11 Правил под № 225. Если в записи сделаны сокращения, необходимо признать ее недействительной. Узнайте, как признать запись недействительной

В трудовую книжку и вкладыш в трудовую книжку вносят только соответствующие записи о переводе на другую постоянную работу (на основании части четвертой статьи 66 трудового Кодекса, пункта четвертого Правил № 225). Записи о временном переводе не отражают.

При переводе к другому работодателю в документ вносят две записи: об увольнении с прежнего места работы, и о приеме на новую должность. Первую запись должен внести кадровик той организации, из которой работник увольняется. Вторую вносит кадровик той организации, которая принимает специалиста. Узнайте подробнее об оформлении перевода сотрудника в тематической статье

Обратите внимание! Если в период работы специалисту присвоен новый разряд, класс или категория и т. п., работник получил вторую или последующие профессии, это отражают в ТК в разделе «Сведения о работе».

В графе первой проставляют очередной порядковый номер соответствующей записи, а в графе второй вносят дату получения новой профессии или присвоения разряда. В графу третью вносят основную запись. В графе четвертой — номер и дату подтверждающего документа.

Новую профессию следует дополнительно отразить на титульном листе ТК или вкладыша. В строке «Образование» при этом ничего не меняют. В строку «Профессия, специальность» вносят еще одну профессию через запятую.

Если работник повысил квалификацию, запись об этом вносят в раздел «Сведения о работе». Прописывают сроки обучения на курсах, в школах по повышению квалификации или переквалификации и подготовке кадров.

Далее вносят соответствующие реквизиты документов об обучении: диплома или удостоверения, свидетельства. Продолжительность курсов значения не имеет. То есть они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными.

Запись о работе по совместительству вносят только по просьбе работников. Сведения вписывает кадровик или специалист, отвечающий за ведение вкладышей и ТК  по основному месту работы специалиста. Основанием для записи является документ о работе по совместительству.

В действующем законодательстве не указано, какой это конкретно должен быть документ. Можно использовать тот, в котором содержатся все необходимые сведения. Например, справку, копию или выписку из приказа о приеме на работу и так далее (на основании части пятой статьи 66 ТК РФ).

Копии документ принимают с заверенными работодателем надписями «Верно» или «Копия верна», с названием должности и указанием лица, выдавшего копию, расшифровкой подписи и датой изготовления.

Источник:

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Неправильное оформление создаст проблемы при трудоустройстве или при расчете стажа. То же самое относится к заполнению вкладыша в трудовую книжку. В статье рассказываем об условиях выдачи, правилах оформления и возможных ошибках.

В трудовой книжке ограниченное количество страниц для заполнения. При частой смене работы или внесении записей место в книжке может закончиться.

Новый документ в таком случае не заводят, а используют дополнение, которое, как и сам оригинальный документ, имеет номер, средства защиты подлинности и отсутствует в свободной продаже.

Точнее, бланк купить можно, но гарантии, что он будет соответствовать требованиям закона, можно получить только у лицензированных продавцов.

Бланки изготавливает предприятие Гознак, они относятся к документам, подлежащим особому учету. Купить их компания может либо у изготовителя, либо в организациях, отвечающих специальным требованиям и уполномоченных распространять такие документы.

Источник: https://slzan36.ru/grazhdanskoe-pravo/kak-oformlyat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-osnovnye-pravila-poshagovaya-instruktsiya-rasprostranennye-oshibki.html

Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

Как оформить вкладыш в тк

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

 Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш – это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша.

Оформление вкладыша производится лишь в том  случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи.

Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника.

    Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —} тоже.

    Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.

  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.

  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою  подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.

  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Рекомендуемая последовательность

Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк.  Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению.

В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша.

При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка.

Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «}Сведения о работе»} работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «}Сведения о награждениях»}, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести  исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «}Сведения о награждениях»}, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «}Сведения о награждениях»}, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1234
1кодекса Российской Федерации
Закрытое акционерное общество  «}Лининвест»}
(ЗАО «}Лининвест»})
217012014Запись за номером 1 недействительна
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «}Сведения о работе»}, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

1234
кодекса Российской Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ.

Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш.

Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Например:

Фамилия изменена на фамилию «}Кузнецова»} на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «}___»} _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»}___»} _____ 20___г.Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. ГалкинаПечать

&nbsp}

Источник: https://hr-portal.ru/article/kakie-sushchestvuyut-pravila-zapolneniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец 2020

Как оформить вкладыш в тк
Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.

Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша.

Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

Как его следует вшить, заполнить?

Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

Для чего нужен?

Необходимость во вкладыше возникает в том случае, если все страницы раздела заполнены, и место для последующих записей отсутствует. При этом не важно, какой раздел исписан полностью, будь то «сведения о работе» или «сведения о награждении».

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек.

Перечеркивания не допустимы.

Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Что говорит закон?

Правила заполнения перечислены в Постановлении Министерства труда и социального развития, изданном под номером 69 в октябре 2003 года.

А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225,

составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок. Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места. Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.

Потребность в оформлении вкладышей возникает не только при активной смене рабочих мест, но и при достаточно бурном карьерном росте. Например, работника много раз переводили на новые места в пределах одного предприятия (повышали в должности), часто поощряли с фиксацией этого факта в книге.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Документ, купленный в переходе, может быть поддельным, выпущенным левыми типографиями. Тогда как настоящий вкладыш имеют право тиражировать лишь отдельные специализированные учреждения.

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку

Это бланк строгой отчетности, выдаваемый при отсутствии в трудовом документе полей для заполнения. Он обладает унифицированной формой с несколькими разворотами – для внесения записей относительно трудовой деятельности и награждений.
необходимость этих листов заключена в возможности продолжать вносить информацию в основной трудовой документ, так как такие действия как:

  • Вклеивание чистых простых листиков;
  • Открытие новой книжки;
  • Вшивание пустых бланков из трудовых книг;
  • Перестановка местами разделов недопустимы.

Данный документ недопустимо распечатывать на принтере, нельзя находить его образец в интернете и использовать.

Важно: бланк обладает защитой и специальным номером, который регистрируется в соответствующем журнале. Тут вы узнаете, как выглядит голограмма в трудовой книжке и куда она клеится.

При этом необходимо выполнить всю процедуру таким образом, чтобы работник имел возможность подтвердить этот факт при необходимости.

Как заполнить трудовую книжку и вкладыш к ней вы узнаете в этом видео:

Как выглядит и что содержит

На этот документ распространены такие же правила формирования, как и на основной документ, это прототип трудовой книжки. Без трудовой он не действителен, так как он предназначен для ее продолжения, даже нумерация страниц не начинается заново.

  1. Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм.
  2. Обложка у него картонная.
  3. Титул идентичен титулу трудовой.
  4. Графы являются точным продолжением граф основного документа.
  5. Кроме этого на титульной странице указывается:
  • Номер документа;
  • Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
  • Также документ обладает гербом;
  • Далее идет ФИО работника;
  • Дата его рождения;
  • Сведения об образовании и профессии;
  • Дата заполнения;
  • Подпись работника, который его заполнил;
  • Подпись владельца.

Бланк вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Образец:

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Кто покупает

Предоставление вкладышей — обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов.

При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника.

Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника.

Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.

Вшивать документ или нет?

Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается. Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

  1. Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
  2. Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
  3. Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.
  4. Закрепляют нить крепким узлом.
  5. Запечатывать сургучом не нужно.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Типовые ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Особенности заполнения

Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

Ни в коем случае нельзя переписывать информацию о владельце документа с трудовой книжки. Любые записи вносятся на основе паспорта, диплома и т.д. Иначе есть риск столкнуться с такой ситуацией, когда сотрудник успел поменять фамилию (получил образование), а в трудовой книжке изменения еще не отражены.

Рассмотрим основные моменты:

  1. Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.
  2. Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).
  3. Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).
  4. На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.

Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе.

При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.
Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом.

Количество вкладышей не ограничено.

Если вы хотите узнать, как в 2020 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Как оформить

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку.

Источник: https://NotariusMoskva.ru/trudovoe/kak-vyglyadit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Вкладыш в трудовую книжку — как оформить

Как оформить вкладыш в тк

Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленной формы, который идет дополнением к основному бланку. Как оформить вкладыш в трудовую книжку так, чтобы он соответствовал законодательству?

Что такое – вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

Правила оформления:

  • в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
  • сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
  • на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
  • вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

  • постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
  • правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

Как правильно оформить вкладыш

Вышеуказанные нормативные акты в части ведения вкладышей регулируют следующие вопросы:

  • как оформить;
  • образец вкладыша;
  • порядок заполнения, оформления и ведения.

Образец титульной страницы вкладыша утвержден в Постановлении «О трудовых книжках». Он практически идентичен аналогичной странице трудовой книжки, за исключением названия.

Внутренняя часть вкладыша выглядит также, как и в трудовой книжке, разница состоит лишь в количестве разворотов:

  • для записей данных о стаже – 9;
  • для заполнения сведений о наградах – 8.

Порядок оформления и ведения вкладыша полностью идентичен тому, что разработан для трудовой книжки.

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш выписывается только после того, как возникнет необходимость внести новую запись. В первую очередь заполняется титульный лист.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку: образец титульного листа

Как уже было указано выше, первый лист вкладыша аналогичен тому, что в трудовой книжке, соответственно и правила внесения данных будут аналогичными:

  • ФИО работника заносится полностью. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных изменений;
  • дата рождения;
  • образование на момент оформления вкладыша;
  • профессия или специальность;
  • дата заполнения – проставляется фактическое число оформления вкладыша;
  • подпись работника;
  • подписи должностного лица, которое заполняет вкладыш;
  • печать организации. На бланке отведено под нее место, отмечено соответствующими буквами (МП). Но в связи с тем, что в данный момент наличие гербовой печати не является обязательным, ставится она только при наличии. Это отмечено в разъяснениях к Правилам ведения книжек от 31.10.16 за № 589н. Если печать есть, то ее простановка обязательна.

Если при заполнении первой страницы допускается ошибка, то бланк уничтожают и выписывают новый вкладыш. Образец заполнения можно посмотреть здесь.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по разделам

Все разделы этого документа полностью аналогичны трудовой, и при внесении в них информации нужно следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек:

  • наименование организации пишется полностью;
  • указывается дата записи;
  • вписывается информация о трудоустройстве либо награждении.

Вкладыш в трудовую книжку: оформление

Даже если свободного места в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки уже нет, это не означает, что нужно заводить новую книжку. В этом случае потребуется заполнить вкладыш. В статье рассмотрим как заполнить вкладыш в трудовую книжку.

Как оформить вкладыш в трудовую

Бланк «Трудовая книжка» вкладыш к ней утверждены одним постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Два таких документа в одинаковой степени могут подтвердить стаж гражданина. Бланки этих документов – это документы строгой отчетности, поэтому просто так покупать их в свободной продаже нельзя. Они должны храниться у работодателей.

Даже когда требуется оформить дубликат трудовой, нельзя просить сотрудника купить и принести новый бланк книжки. Работодатель должен заключить договор с объединением «ГОСЗНАК», либо к каким-либо аккредитованным поставщиком. Такие организации поставляют бланки трудовых, а при выдаче их работнику, с него удерживаться стоимость книжки.

Обратите внимание

Если бланк книжки был испорчен, то удержание денег производить нельзя. Также не удерживаются деньги и в том случае, если по вине работодателя произошла массовая утеря трудовых книжек. На такой случай можно предусмотреть специальное условие на выдачу бланков бесплатно в коллективном договоре.

Источник: https://polit-gramota.ru/yuridicheskaya/vkladysh-v-trydovyu-knijky-kak-oformit

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.