Как оплачиваются командировочные дни

Содержание

Правила оплаты командировочных дней

Как оплачиваются командировочные дни

Чтобы рассчитать командировочные расходы, требуется знать не только оплату стоимости арендуемого жилья, но компенсацию проезда и оплату бензина. При этом бухгалтеру необходимо учитывать особенности законодательства при расчете этих «статей расходов», исходя из количества дней командировки.

Определение понятия командировки

Само по себе понятие командировка часто вызывает споры:

  • Во-первых, если служебная деятельность сотрудника имеет разъездной характер работы, то априори такие разъезды к командировкам не относятся.
  • Во-вторых, если вас отправляют в командировку в пределах одного территориального округа, то компания может это не «засчитать» как командировку, а выполнение служебных обязанностей при сотрудничестве со сторонними организациями, что вполне приемлемо (к примеру, ваша поездка связана со сдачей корпоративной отчетности).

В командировку нельзя отправить женщину на сроке беременности или женщину, имеющую несовершеннолетних детей, а также сотрудника, осуществляющего уход за больным членом семьи или имеющего ребенка-инвалида.

Сроки командировки и нюансы

Срок командировки определяется, начиная со дня выезда работника из офиса в пункт направления, и до его приезда в офис. При этом предусматривается оплата проживания работника не только в качестве оплаты арендуемого помещения, но и суточных (питание, дополнительные расходы), а также непосредственно проезд или расходы на бензин.

Нюансы, которые коснулись бухгалтерского учета по ведению командировочных расходов:

  • Подтвердить срок пребывания в командировке можно не только проездным документом, но и документами, подтверждающими проживание на арендуемой территории, или же служебной запиской арендодателя.
  • Необходимо вести журнал убывших и прибывших из командировки работников.
  • Вследствие отмены командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе, в приказе о командировании сотрудника необходимо прописывать задание, которое ему нужно выполнить.
  • Если сотрудник выехал в командировку на личном транспорте, срок командирования он подтверждает в служебной записке и прилагает документы на потраченное за время поездки топливо.

Расчет средней оплаты командировочных дней

Средний заработок рассчитывается аналогично отпускным сотрудника, за исключением того, что отпускные оплачиваются по календарным дням, а командировочные – по рабочим (см. также – как рассчитываются отпускные). Для начала необходимо установить период, а это год (12 календарных месяцев), предшествующий дате отъезда, но и здесь есть свои аспекты:

  • Если сотрудник принят и в этом же месяце спустя несколько дней его отправляют в командировку: к примеру, 2 марта 2016г. принят, а в командировку с 23 марта, то расчетным периодом является период со 2 по 22 марта 2016 года.
  • Если произошла реорганизация предприятия, сотрудника уволили и снова приняли – его расчетный период считается с даты принятия в «обновленную организацию». Если же его перевели согласно приказу, то расчетный период берется с учетом помесячной оплаты труда до реорганизации структуры, то есть период не прерывается.

Итак, с расчетным периодом определились. Из него для исчисления среднего заработка «выбывают» следующие суммы и, соответственно, дни:

  • Оплаты временной нетрудоспособности и декретных, в том числе по уходу за ребенком.
  • Оплаты дней по уходу за детьми-инвалидами.
  • Оплаты по среднему заработку (отпускные либо командировка).
  • Иные причины освобождения от трудовой занятости (к примеру, отпуск за свой счет).

Формула расчета определяется согласно п. 9 Положения об особенностях направления сотрудников в командировки. Выглядит она следующим образом:

СЗ = ЗП рп / ДН рп * ДН ком, где

  • СЗ — средняя зарплата за командировочные дни;
  • ЗП рп — выплаты в рамках СЗ, которые сотрудник получил в расчетный период;
  • ДН рп – сколько дней сотрудник отработал в расчетном периоде;
  • ДН ком – сколько дней командировки.

Бухгалтер должен учитывать, что все расходы на командирование сотрудника, а также суточные, не облагаются страховыми взносами и ФСС, а также НДФЛ. Но в последнем уже есть ограничения: сумма командировочных по России в 700 и менее рублей не облагается НДФЛ (посуточно), за границей – 250 и менее (также посуточно).

Пример расчета

Например, сотрудник Иванов В.А. находился в командировке с 4 по 8 апреля 2016 года, таким образом, расчетный период для определения среднего заработка начинается 1 апреля 2015 года и заканчивается 31 марта 2016 года. На этот период «перепадает» 249 рабочих дней при 5-дневной рабочей неделе. Заработная плата сотрудника за 12 месяцев составила 350 000 рублей.

Расчет среднего дневного заработка будет выглядеть следующим образом: 350 000/249= 1405,62 руб.

Начислена сумма по среднему заработку: 1405,62*5=7 028,10 рублей.

Дополнительные нюансы расчета

  • Питание работника в командировке не признается расходами организации.
  • Суточные при однодневной командировке выплачивать нельзя, а расходы списать можно.
  • Если средний заработок при расчете получается меньше, чем оклад за месяц, организация «на общественных началах» может возместить работнику этот «пробел» надбавкой до размера окладной части, и это должно быть закреплено в Положении об оплате труда. При этом бухгалтер производит расчет согласно среднему заработку и «окладному» – на разницу составляется та самая компенсация.
  • В бюджетных организациях расчет среднего заработка в командировке происходит аналогично, но бюджет – это некоммерческие организации. И если они не имеют внебюджетного фонда, то для возмещения командировочных расходов в приказе на командирование необходимо отразить источник финансирования поездки.

Что должен иметь работник на руках при командировке?

Когда сотрудник отправляется в командировку, согласно законодательству он должен получить не только суммы за аренду жилья, суточные и оплату проезда (или бензина), но и оплату по среднему заработку за всё количество рабочих дней, проведенных в командировке.

Обычно командировочные сотруднику выплачиваются заранее во избежание материальных затруднений в поездке, при этом:

  • Оформляется аванс и выдается, к примеру, путем составления расходно-кассового ордера.
  • В приказе четко описывается служебное задание сотруднику, выезжающему в командировку, или указывается на наличие служебного задания как отдельного документа.

Сотрудник должен не выйти из полученного лимита денежных средств, иначе ему придётся доказать, что этот «выход» был обоснованным документально или же доплатить в кассу предприятия из собственных средств.

Какие документы нужно предоставить после командировки?

Документально свои расходы придется доказывать для правильности ведения бухгалтерского учета командировочных расходов. С этой целью нужно предоставить бухгалтеру следующие бумаги:

  • договор о найме жилья;
  • билеты на дорогу с кассовыми чеками;
  • товарные чеки.

На основании вышеперечисленных документов работником в течение 3 дней заполняется авансовый отчет по приезду из командировки, куда прикладывается вся подтверждающая документация. Отчет необходимо сдать в бухгалтерию.

Командировка в выходной день

Как правило, данный вопрос решается очень легко: или оплачивается по двойному тарифу, или по одинарному с дополнительным днем отдыха, выбранным работником, который в свою очередь уже не оплачивается (иными словами отгул).

Другое мнение о том, что выходной день можно оплачивать по среднему заработку является спорным решением, поэтому важно не только выбрать один из двух вариантов, представленных выше, но и закрепить такую оплату в правилах внутреннего распорядка организации. Только в этом случае вы сможете эти суммы отнести к расходам по налогу на прибыль.

Если вы не желаете стоять перед выбором, особенно касаемо выходного в пути, то нужно обязательно прописать в локальные акты оплату командировочных в таких ситуациях. И так как работник при трудоустройстве обязан ознакомиться с данным документом – это снимает с вас ответственность и перед ним, и перед судом (в случае разбирательств по оплате).

-ликбез о расчете командировочных и суточных

Консультация, которая включает не только подробную инструкцию о расчете суточных, но и о правильном определении срока командировки и о почасовом расчете. А также подробно разбираются частные случаи, с которыми сталкивается бухгалтер при расчете.

Если вы хотите установить командировочные и средний заработок для работника в этот период, необходимо правильно определить расчетный срок, после чего можно воспользоваться простой формулой расчета. После завершения командировки все сопутствующие бумаги необходимо передать бухгалтеру.

Источник: https://moyaidea.ru/oplata-komandirovochnyx-dnej.html

Командировочные расходы, их размер, порядок выплаты и учета – Трудовой кодекс

Как оплачиваются командировочные дни

05.03.2020

Направление работника в командировку – это поручение исполнять трудовую функцию вне постоянного места работы (местонахождения организации-работодателя).

Выезд за пределы района проживания сопряжен с несением сотрудником дополнительных расходов (переезд, обустройство на новом месте, питание, бытовое обслуживание и т.д.).

Выплаты работнику денег на выполнение поручений руководителя в удаленном режиме — это командировочные расходы.

Виды денежных выплат работникам в командировке

Командировочные расходы — это средняя заработная плата сотрудника и иные выплаты компенсационного характера. В статьях 167, 168 Трудового кодекса отражена нормативно-правовая база для начисления установленных законом сумм работнику, направленному в другой регион на работу.

Все расходы трудоустроенного гражданина в командировке делятся на четыре группы:

  • затраты на переезд к месту назначения и обратно;
  • суммы, необходимые сотруднику на найм жилого помещения;
  • затраты на еду и обеспечение других потребностей;
  • иные расходы, которые производятся сотрудником по указанию работодателя или по договоренности с ним.

Выплаты, осуществляемые работнику на основании указанных статей расходов, делятся на три типа:

  1. Зарплата.
  2. Суточные.
  3. Компенсация прочих необходимых расходов, подтвержденных документально.
  • Размер командировочных расходов, вопросы их начисления и выплаты регулируются Положением о командировании, зафиксированном в Постановлении № 749, изданном российским Правительством 13 октября 2008 года.
  • Помимо указанного акта, предприятия имеют право создавать внутренние нормативные правовые акты, в которых подробно будут регулироваться правоотношения в соответствующей сфере работы юридического лица с учетом специфики его деятельности.
  • При расчете командировочных расходов (образец приведен ниже) учитываются следующие моменты:
  • Порядок начисления компенсационных выплат не зависит от длительности нахождения сотрудника в командировке.
  • По нормам Постановления Госкомтруда Советского Союза № 62 от 7 апреля 1988 года период командирования ограничивается сорока днями. При этом в Трудовом кодексе никаких ограничений в отношении срока работы вне рабочего места нет.

Основания и порядок выплаты аванса на командировку

Некоторые работодатели относят к выплатам работникам, направляемым на работу в другой регион, дополнительные командировочные расходы – это аванс. Начисление указанных сумм связано с тем, что собственных средств сотруднику может не хватить на расходы в рабочей поездке.

Итоговая сумма выплат, положенных работнику (оплата времени труда) начисляется и выдается в конце календарного месяца (расчетного периода) вместе с другими заработанными суммами. Вместе с тем сотруднику могут выдать аванс до отъезда. В него входят суточные и приблизительно рассчитанные расходы на проживание и проезд.

  1. Выдача аванса может осуществляться наличными (из кассы организации) или путем перечисления на банковский счет пластиковой карты (в зависимости от того, как сотрудник получает зарплату).
  2. Размер командировочных расходов авансового типа определяется, исходя из документов, которые являются для бухгалтерии основанием для начисления установленной суммы.

Бумаги, на основании которых работнику выдается аванс, это заявление, подписанное сотрудником, и приказ.

Акт о направлении в командировку составляется работодателем по форме Т-9 (если направляются сразу несколько работников, используется форма Т-9а).

В приказе указываются данные о направляемом работнике, месте назначения, цели командировки, ее продолжительности и источнике начисления выплат.

До 2016 года в перечень обязательных документов также входило командировочное удостоверение. В настоящее время эта бумага отменена, а подтверждающими фактами пребывания сотрудника в место назначения стали проездные документы и сведения из служебной записки.

Оплата дней командировки

Размер суточных командировочных расходов и иных соответствующих выплат определяется, исходя из основного правила учета времени работы. Оно состоит в том, что трудоустроенному сотруднику оплачивается труд за пределами региона места работы, если он официально направлен туда компанией и осуществляет трудовую деятельность по утвержденному предприятием графику.

Важный элемент командировочных расходов – это заработная плата. Она сохраняется за сотрудником в течение всего периода нахождения сотрудника в отъезде и всего времени нахождения в пути.

Если специфика работы предполагает труд в выходные и праздничные дни, этот период оплачивается в двойном размере (по нормам статьи 153 Трудового кодекса). По инициативе сотрудника оплата может быть заменена дополнительными днями отдыха с оплатой в одинарном размере.

Часто на практике возникают ситуации, при которых надлежащее выполнение задания в командировке требует от работника выезда в место нахождения в его выходной или возвращения домой. В таких случаях по статье 106 Трудового кодекса эти дни оплачиваются как выходные (праздничные) дни.

Вопрос определения размера суточных командировочных расходов и иных компенсационных выплат в дни нахождения в пути до настоящего времени не урегулирован. Проблема состоит в том, что одни сотрудники тратят на дорогу три часа, а другие – десять часов своего времени.

Вопрос зачастую решается путем издания на предприятии локального нормативного правового акта, в котором прописывается, что выплата командировочных расходов в день пути оплачивается по количеству затраченных на поездку часов.

Определение средней заработной платы как расчетной величины для оплаты командировочных расходов

Возмещение командировочных расходов происходит на основании расчета средней заработной платы. Не всегда такой расчет правильный. В некоторых случаях выплаты, которые исчисляются, исходя из размера оклада по должности, больше, чем средние.

Для урегулирования этого вопроса локальными актами предприятий предусмотрены дополнительные начисления к командировочным выплатам, которые позволяют уровнять трудовой доход сотрудников на рабочих местах и выездных.

Расчет средней заработной платы производится на основании Постановления Правительства от двадцать четвертого декабря 2007 года № 922. По нормам документа выплаты по среднему заработку за определенный период рассчитываются следующим образом: среднедневной заработок за предыдущие двенадцать месяцев умножается на количество дней (или часов при среднечасовом заработке).

Пример расчета командировочных выплат

Примером расчета командировочных выплат может служить следующая ситуация. Инженер находился по рабочим обязанностям за границей в течение недели (с десятого по шестнадцатое июня).

Двенадцатого июня (День России) работник трудился, так как в другой стране этот день выходным не считается. При этом сотрудник не работал пятнадцатого июня в связи с тем, что в стране, в которой он находился, этот день был выходным. По нормам Постановления, за работником сохранилась средняя заработная плата за этот день.

Таким образом, командировочные расходы за рубежом должны выплачиваться ему следующим образом: десятое-одиннадцатое, тринадцатое-шестнадцатое (шесть дней) оплачиваются по среднему. Двенадцатое июня в этом случае оплачивается по двойному тарифу.

Для расчета суммы, которая должна быть выдана на командировочные расходы сотруднику, осуществляются следующие исчисления:

  • общий доход за июнь-май без учета премий единоразового типа, отпусков и больничных – 350 000 рублей;
  • количество отработанных по факту дней в расчетный период – 230;
  • оклад сотрудника – 29 000 рублей;
  • количество дней труда по производственному календарю – 22.
  • Среднедневной заработок рассчитывается следующим образом: 350 000 рублей / 230 дней = 1 522 рубля.
  • Дневной оклад исчисляется так: 29 000 рублей / 21 день = 1 381 рубль.
  • Заработная плата за период командировки рассчитывается следующим образом: (1 522 рубля × 4 дня) + (1 381 рубль × 2 × 1 день) = 8 850 рублей.

Порядок расчета суточных

Командировочные суточные расходы в России выделяются на питание, проживание и обеспечение иных неотъемлемых нужд сотрудника, находящегося для решения рабочих вопросов в другом регионе или за границей.

Порядок оплаты суточных определяется в соответствии с установленными правилами:

  1. Суточные начисляются ежедневно, независимо от того, является ли указанный день рабочим, выходным, праздничным или днем в дороге.
  2. Если командировка носит однодневный характер в пределах российской территории (или сотрудник каждый день возвращается после работы в свой регион), суточные ему не выплачиваются. Если при тех же условиях работник ездит за границу, ему начисляется половина ежедневных суточных.
  3. Сумма суточных определяется локальными нормативными правовыми актами предприятия.
  4. Выплата установленных сумм на иностранной территории с того момента, как пересечена государственная граница, производится в валюте данного государства.
  5. День отъезда за пределы страны оплачивается по нормативам иностранной командировки, а день приезда – по российским нормативам.

    Минимальная и максимальная сумма суточных командировочных расходов по России законодательством не закреплена. Приблизительные пределы установлены положениями Налогового кодекса. С суточных не удерживается НДФЛ, когда сумма не превышает:

    • семьсот рублей в день – за двадцать четыре часа пребывания в командировке в пределах страны;
    • две с половиной тысячи – за сутки пребывания в заграничной командировке.

    Перерасчет выплаченных денег производится по курсу, установленному в день получения денег.

    Сотруднику не вправе отказать в выплате суточных, так как эти начисления являются финансовой гарантией, которая закреплена нормами трудового законодательства как право работающего гражданина.

    Оплата затрат сотрудника во время командировки

    Элементы командировочных расходов:

    • счета за необходимые траты в рамках исполнения трудовой функции;
    • плата за проживание;
    • расходы на дорогу к месту назначения и обратно.

    Этот перечень закреплен статьей 168 Трудового кодекса РФ. По нормам двадцать третьего пункта Постановления № 749 работодатель оплачивает следующие типы расходов сотрудника:

    1. Затраты на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов для выезда за пределы России.
    2. Сборы за транзит автотранспорта и право выезда.
    3. Расходы на получение медицинской обязательной страховки.
    4. Обязательные аэродромные и консульские сборы.
    5. Прочие документы, необходимые для путешествий за границей.

    Все типы расходов, подлежащих возмещению, оплачиваются только в том случае, если имеют документальное подтверждение. Оплата дополнительных затрат допускается при их указании в локальных нормативно-правовых актах предприятия.

    Например, локальное положение о командировании может включать возмещение расходов за использование транспорта или съем жилья. В документе должны отражаться пределы установленных сумм. Если на жилье или транспорт сотрудник затрачивает больше средств, оплате подлежит только указанная в актах компании сумма. Остальные расходы берет на себя работник.

    Учет командировочных расходов может осуществляться в отношении затрат, которые не подтверждены сотрудником документально. Их выплата производится, если это закреплено соответствующими нормативно-правовыми актами предприятия. В противном случае расходы сверх нормы возмещаются по договоренности с руководителем или остаются личными тратами сотрудника.

    Нужно ли отчитываться работнику о командировочных расходах?

    Все указанные категории расходов, которые понес сотрудник и которые возмещаются работодателем, требуют обязательного письменного подтверждения. Для этих целей разработан документ – авансовый отчет.

    Бумага должна составляться в течение трех дней (рабочих) с момента возвращения из поездки. К ней прикладываются документы, подтверждающие расходы, понесенные командированным сотрудником. К ним относятся следующие бумаги:

    • для затрат на проезд — распечатки электронных билетов, проездные документы, посадочные талоны, чеки на такси, квитанции с заправочных станций (если работник пользовался личным автомобилем) и т. д.;
    • для затрат на найм помещения для проживания — чеки ККТ, счета из гостиницы, договоры аренды дома (комнаты, квартиры), договоры с агентством недвижимости, квитанции к кассовому приходному ордеру т. д.;
    • для иных затрат — перечень вызовов по телефону, чеки об оплате услуг связи, багажные квитанции (если вещи хранились в специальном месте) и т. д.

    Налогообложение выплат в командировках

    Удержание налогов и начисление взносов страхового типа выглядят следующим образом:

    1. При работе в командировке налог удерживается в общем порядке, страховые выплаты начисляются по стандартам.
    2. С выплат суточного типа налоги удерживаются при превышении лимита затрат, установленного третьим пунктом статьи 217 Налогового кодекса (семьсот рублей – для поездок внутри страны, две с половиной тысячи – для командировок в другие государства), страховые выплаты не начисляются.
    3. С расходов, связанных с рабочей поездкой, налоги не удерживаются по статьям расходов закрытого перечня из рассматриваемой статьи НК РФ (на проезд в пункт назначения и назад, сборы комиссионного типа, комиссии за (услуги) работу аэропортов, расходы на поездки к месту посадки (пересадок), затраты на провоз личных вещей (багажа), расходы на найм помещения для проживания, затраты на услуги связи, расходы на оформление заграничного служебного паспорта, сборы за получение визы, расходы на обмен наличных российских денег или чеком на иностранную валюту в банковских организациях. Начисление страховых выплат производится по тем же статьям.

    Источник: https://formatdance.ru/uvolnenie/komandirovochnye-rashody-ih-razmer-poryadok-vyplaty-i-ucheta.html

    Оплата командировки в выходные дни: порядок, особенности расчета, учет расходов, ответственность за неуплату — Контур.Бухгалтерия

    Как оплачиваются командировочные дни

    Дни, проведенные работником в командировке, должны оплачиваться, как и любые рабочие дни. Но если командировочные дни придутся на выходной день или праздник, их оплачивают по двойной ставке. Всегда ли это обязательно и какие бывают варианты, вы узнаете из нашей статьи.

    Порядок оформления командировки в выходной день

    Чтобы отправить сотрудника в командировку на выходные или праздники, надо получить его согласие. Работодатель издает распоряжение, на которое работник оставляет письменное согласие. Однако если командировка длится больше недели и включает в себя выходные дни для отдыха, письменное подтверждение не требуется. 

    Выделяют следующие случаи, когда на дни командировки попадают выходные и праздники: 

    • командировка длительная, больше недели, при этом работник проводит выходные в командировке и не занимается работой;
    • командировка длительная, и в выходные сотрудник выполняет трудовые обязанности;
    • время отправления или прибытия из командировки совпадает с выходными или праздничными днями.

    Особенности расчета оплаты командировки

    Отправляя работника в командировку, работодатель обязан взять на себя расходы по оплате проживания, проезда, связи и другие предусмотренные затраты.

    Это суточные расходы, они являются фиксированной суммой и закреплены в локальных актах предприятия. За рабочие и выходные дни положена одинаковая сумма суточных.

    Кроме того, сотруднику выплачивается зарплата за дни командировки (командировочные), в том числе выходные и праздничные.

    https://www.youtube.com/watch?v=JeIT8eqk1ko

    Расчет командировочных в рабочие, выходные и праздничные дни делают, исходя из среднего заработка, а не зарплаты:

    Средний заработок = Фактически начисленная з/п за 12 мес. / Фактически отработанные дни за 12 мес.

    В некоторых организациях командировки оплачиваются по фактической зарплате. Такой вариант допускается, если фактический заработок будет выше среднего заработка, иначе права работника будут нарушены. Тем же способом оплачиваются дни в дороге и дни задержки в командировке.

    Оплата командировки в выходной день

    Когда командировка выпадает на выходные дни, работник теряет дни отдыха. Потерянные выходные нужно компенсировать одним из способов: 

    • увеличить оплату таких дней в два раза;
    • предоставить работнику дополнительный выходной.

    Чаще используется первый вариант, однако работник по желанию может получить дополнительный выходной. Сотруднику будут предоставлены дни отдыха за каждый рабочий выходной в командировке. Тогда работа в командировке оплачивается по стандартной ставке, в однократном размере.

    Сотруднику нужно назначить компенсацию, только если известно, что в выходные дни он работал. Если он использовал выходные для отдыха и не выполнял трудовые обязанности, компенсировать их не нужно. Для праздничных дней действуют аналогичные правила.

    Выходные дни в пути

    За часы праздников и выходных, проведенные командированным работником в дороге, тоже полагается оплата в двойном размере. При этом начисляются и суточные.

    Чтобы установить обязательства работодателя по оплате командировки, нужно определить время ее начала и завершения. Начало командировки выпадает на день отправления транспорта от места работы. Днем возвращения считают день приезда обратно к месту постоянной работы. Дорога от офиса до вокзала или аэропорта не включается в расчет, как и время ожидания отправления.

    При нахождении в пути в выходные или праздничные дни для оплаты учитываются часы, проведенные в дороге. Даже если отправление в командировку состоялась в 23:00 часов, этот день нельзя считать свободным.

    Аналогично при прибытии в выходной или праздничный день в час ночи, этот день оплачивается в двойном размере. За неполные дни командировки суточные выплачивают в полном размере.

    Данный вопрос не полностью урегулирован законодательством, поэтому рекомендуем закрепить порядок оплаты дней в пути в локальных нормативных актах организации. 

    Учет командировочных расходов

    Согласно ФЗ «О страховых взносах» и Налоговому кодексу, с командировочных расходов не нужно делать взносы в социальные фонды и уплачивать НДФЛ, если они  соответствуют дневному лимиту:

    • для командировок в РФ лимит составляет 700 рублей;
    • для командировок за пределами РФ — 2500 рублей.

    Для целей налога на прибыль можно учесть компенсации, предоставленные работникам за выходные, праздничные дни и дни в пути, если правилами организации предусмотрена возможность работы в выходные и праздники.

    Отражение командировочных расходов в выходные дни не отличается от рабочих, и в бухучете осуществляется следующим образом:

      Дебет Кредит
    Выплачены командировочные расходы7150/51
    Оплата суточных, билетов, проживания20,23,44 и др.71
    Отражен НДС1971
    НДС к вычету6819
    Учтены прочие расходы20,44,10 и др71
    Возврат в кассу остатка5071
    Возмещен перерасход7150
    Начислен средний заработок за дни командировки или в двойном размере за выходные20 (44 и др.)70
    Начислены страховые взносы20 (44 и др.)69
    Удержан НДФЛ из суммы среднего заработка и суточных сверх лимита7068
    Выплачен средний заработок7051
    Перечислена в бюджет сумма НДФЛ6851

    Ответственность за неоплату командировки в выходные дни

    Закон предусматривает  административную ответственность за нарушение ТК РФ организацией и должностными лицами. Чтобы не получить штраф, нужно соблюдать и знать все права работника, в полном размере оплачивать труд в выходные и праздники и предоставлять работнику дополнительные дни отдыха.

    Возникают сложности с учетом командировочных расходов? В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет расходов, начислять зарплату, рассчитывать и платить налоги и отправлять отчетность. Оцените преимущества сервиса бесплатно на пробном периоде 14 дней.

    Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Это нужно для расчетов с сотрудниками и налоговых целей. Для учета пользуются табелем. Расскажем, какую форму табеля выбрать, как его составить и хранить.

    , Елизавета Кобрина

    Причины, по которым сотрудник хочет получать зарплату наличкой, разнообразны: почтенный возраст и привычка, отсутствие банкоматов в месте проживания работника. Расскажем, как выплачивать зарплату наличными, какие нюансы есть у этого процесса и когда этого делать нельзя.

    , Михаил Кобрин

    Если сотрудник работает по полставки, то согласно трудовому договору, его зарплата пропорциональна штатной ставке или зависит от количества отработанных дней и часов. Распространяется ли на период отпуска такой же подход? Разберем в статье.

    , Елена Космакова

    Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/418-oplata-komandirovki

    Как оплачиваются командировочные дни

    Как оплачиваются командировочные дни

    Работа организации многогранна и, конечно, в ней не обойтись без командировок. Далеко не все сотрудники привлекаются к поездкам, но некоторые рабочие места требуют таких выездов.

    Не каждая отлучка с работы будет считаться командировкой.

    Если поездка подпадает под данную классификацию, то необходимо правильно произвести все расчеты по оплате труда и сопутствующих расходов командированного сотрудника. Бухгалтер должен четко знать, как оплачиваются командировочные, когда и в каком объеме будут возмещаться расходы командированного.

    Но важно не только, как оплачивается командировка, но и сам процесс оформления самой поездки, порядок выдачи сопровождающих бумаг и издание внутренних документов, позволяющих отсутствовать на своем месте.

    Направление сотрудника в командировку

    Командировка — это выполнение служебных обязанностей вне рабочего места, по распоряжению руководства компании.

    Командировкой считается:

    1. Выполнение какого-либо поручения вне основного места труда.
    2. Исполнение задания руководства организации в иной организации, филиале, отделении.
    3. Распоряжение руководителя, обусловленное определенным сроком и конкретным пунктом исполнения, об отсутствии сотрудника на своем рабочем месте.

    Командировочными могут быть как постоянные, так и временные сотрудники. Откомандировать человека могут не только для выполнения какого-то участка работы, но и по учебе, например, для повышения квалификации. Часто такие поездки связаны с оформлением важной документации.

    Отличительными характеристиками рабочей поездки являются следующие признаки:

    1. Предварительное издание приказа, в котором описывается цель и сроки поездки, а также указываются персональные сведения о сотруднике, который направляется для выполнения определенной цели.
    2. Выдача денежных средств для компенсации расходов авансом.
    3. Подготовка специализированного документа, в котором будут проставляться отметки о прибытии и выбытии командировочного на место назначения.
    4. Авансовый отчет по итогу поездки.

    Трудовое законодательство устанавливает нормы для расчета командировочных расходов. Они прописаны в статье 168 ТК РФ. Но организация может вводить свои правила, касающиеся оплаты данных периодов. Все индивидуальные требования прописываются в коллективном договоре, главным критерием является то, что базовые пункты, указанные в статье 168 должны соблюдаться, а иное на усмотрение руководства.

    Сохранение за работником среднего заработка

    Оплата командировочных расходов — это далеко не все выплаты, которые работодатель обязан сделать.

    Фактически сотрудник не будет присутствовать на своем рабочем месте в течение указанного в приказе срока, соответственно он не будет и исполнять свои обязанности. Но, несмотря на это за ним не просто сохраняется его место труда, но и оплачиваются дни фактической неявки. Но оплата производится не в обычном объеме, а производится расчет среднего заработка для командировочных.

    Расчет среднего заработка для командировки производится в соответствии с установленной схемой. Чтобы высчитать средний заработок за один день нужно высчитать два базовых показателя:

    1. Количество фактически отработанных дней за последние 12 месяцев.
    2. Общую сумму полученной зарплаты за предшествующий поездке год.

    Обратите внимание на тот факт, что считать следует не календарные, а рабочие дни. К учету принимаются только фактически отработанные, то есть рабочие смены, когда человек болел, был в отпуске или уезжал по служебным нуждам, следует исключать из общего списка. Правило касается и полученных доходов, все суммы, начисленные по среднему, к расчету не принимаются.

    Полученный средний заработок умножается на количество рабочих дней в командировке.

    Фактически они могут полностью совпадать с рабочими сменами по основному месту работы, но практически, находясь в служебной поездке, человек может привлекаться к труду и в выходные.

    Если работник будет исполнять служебные обязанности в выходные, то оплата по правилам удваивается. Хотя может быть выплачена в одинарном размере с обязательным предоставлением отгула взамен.

    Расходы, связанные с командировкой

    Так как сама служебная поездка инициируется работодателем, то работнику компенсируются все связанные с ней расходы. Продолжительность служебной поездки в этом смысле играет ключевую роль. Ведь именно исходя из данного показателя рассчитываются предстоящие расходы.

    Командировочному оплачиваются дни его отсутствия на работе по среднему, то есть фактически зарплату он не теряет за данный период. Более того, по закону, если рассчитанный средний заработок будет ниже той суммы, которую он бы получил, оставшись на рабочем месте, то можно его увеличить до приемлемого размера.

    Данный вопрос остается на усмотрение руководства и может регулироваться внутренними правовыми актами. Однако оплата по среднему заработку производится в положенные для выплаты зарплаты дни и не выдается авансом. А вот расходы, связанные с осуществлением служебной командировки, должны авансировать командируемому.

    Командировочные выплаты, в соответствии со статьей 168 ТК РФ формируются из следующих основных показателей:

    1. Полная оплата стоимости проезда до места назначения и обратно.
    2. Компенсация затрат на проживание в месте назначения.
    3. Суточные средства, которые выплачивают на питание и иные минимальные расходы.
    4. Иные расходы, которые одобрены с руководством организации.

    Единственной стабильной оплатой в данном списке являются суточные, их нельзя отменить или сделать меньше установленной нормы.

    Все остальные расходы оговариваются сторонами заранее и по каждому из указанных пунктов есть ряд условий, при которых выплаты не будут совершены, а выплаченные авансом деньги придется вернуть.

    Расходы по проезду

    Многие командируемые сотрудники полагают, что оплата проезда в командировке — это обязательство нанимателя. Теоретически это действительно так, но вот практически есть масса нюансов, которые могут сыграть не на руку сотруднику, который отправился по заданию руководства в другой город.

    Перечислим основные моменты, которые следует учитывать, чтобы не остаться без компенсационных выплат за билеты:

    1. Многие организации прописывают разрешенные виды транспорта. Например, если до пункта назначения можно добраться поездом, автобусом, такси или самолетом, то скорей всего работнику не разрешат выбрать то, что наиболее удобно ему. Желая минимизировать свои расходы, предприятие может оставить лишь два варианта на выбор – автобус и поезд. А если работник совершит самовольную покупку авиаперелета, то потраченное ему не будет компенсировано.
    2. Обязательно следует предоставлять билеты при составлении авансового отчета. Билет — это основание для начисления денег, его отсутствие не позволяет произвести расчет.
    3. Билеты должны соответствовать датам начала командировки и ее конца. Если служебная поездка начинается 12-го, то выехать можно на протяжении всей этой даты. А более ранний выезд не будет оплачен. То же касается и обратного пути, нельзя взять билет на 17-е, если поездка длится до 19-го. Ведь в таком случае будет считаться, что сотрудник самовольно покинул рабочее место раньше и соответственно должно пересчитать все сделанные выплаты, что повлечет не только путаницу, но и неприятности. Такие дни даже могут быть засчитаны прогулом.

    Ну и, конечно, если человек добрался с оказией, то никакой платы за проезд ему не полагается.

    Расходы по найму жилого помещения

    В зависимости от цели поездки и ее длительности место проживания для командировочного может быть подобрано самим нанимателем или предоставляться принимающей стороной.

    В этом случае с человека снимается ответственность по поиску жилья и подготовке документов для проживания там.

    По окончании служебной поездки сотруднику выдается договор и счет-фактура к оплате, которую он представляет в свою организацию. В дальнейшем счет оплачивается безналичными средствами.

    Совсем по-иному обстоит дело, когда место проживания человек ищет самостоятельно. При этом также важно предварительно уточнить существуют ли ограничения по суточной стоимости жилого помещения.

    Имеется в виду, что далеко не каждая организация и совсем не каждому специалисту позволит снимать номер люкс в гостинице.

    Обычно данные вопросы также прописываются в коллективном договоре, прописывается ряд должностей, которым позволительны более высокие расходы на жилье. В данный список входят руководители, их замы, иные главные специалисты.

    Важно также то, что подтверждением проживания и совершенной оплаты должны стать официальные документы по установленным образцам. Оплата проживания в командировке может производиться наличными авансом либо безналом по выставленному счету.

    Суточные

    Существуют установленные лимиты суточной компенсации, которую работодатель обязан выплатить командировочному.

    Суточные — это деньги, которые выдаются на компенсацию ежедневных расходов.

    В Российской Федерации командирующей стороной должно быть выдано:

    1. 700 рублей, если служебная поездка будет проходить в пределах РФ.
    2. 2500 рублей, если сотрудник отправляется за рубеж, вне зависимости от страны назначения.

    Указанные суммы являются полагающимися минимумами, но увеличивать их работодатель может на свое усмотрение. Обратите внимание, что с суммы суточных не отчисляется НДФЛ. А вот с того, что превышает оговоренный лимит, налоговые выплаты в размере 13% будут удерживаться.

    При начислении суточных следует учесть, что фиксированные суммы следует рассчитать не только за рабочие, но и за выходные и даже праздничные дни служебной поездки.

    Суточный расчет командировочных включает в себя:

    1. Все календарные дни поездки.
    2. День отъезда.
    3. День приезда.

    А вот для поездок за рубеж должен оплачиваться еще и день выезда из страны, а также день въезда в нее.

    Есть и исключительные случаи, когда нормы сокращаются или вовсе не выплачиваются:

    1. Служебная поездка занимает всего один день и территориально не выходит за пределы РФ, например, поездка в соседний город. В этом случае суточные вовсе не начисляются.
    2. Командировка выдана для поездки за рубеж, но также укладывается в одни сутки. Выплачивается половинная сумма положенных суточных.

    Страховые взносы с начисленных суточных не должны высчитываться, если оплата производится в пределах установленной по закону нормы. Суммы сверх положенных выплат подлежат страхованию. Взносы рассчитываются с разности указанной в законе и прописанной в коллективном договоре величине.

    Иные согласованные с работодателем расходы

    Кроме трех обязательных перечисленных пунктов расходов, могут покрываться и иные траты из средств организации. Перечень категорий, которые входят в оплачиваемый список может быть сформирован как общее правило для всех командировочных компании.

    Если таковое правило соблюдено, то перечень расходов утверждается в общем порядке в нормативной документации внутреннего порядка.

    Утвержденный перечень позволяет  дополнять его в пункты в частном порядке для отдельных категорий работником или в особых случаях.

    В перечень дополнительных трат командировки могут включаться оплаты следующего порядка:

    1. Услуги телефонной связи или расходы на интернет.
    2. Хранение или транспортировка багажа.
    3. Таможенные сборы.
    4. Оформление документации для загранкомандировок, например, за получение визы или регистрацию заграничного паспорта.
    5. Оплата парковочных мест.
    6. Возмещение расходов на топливо, если поездка совершается на личном автомобиле.

    Данный перечень весьма примерный, потому что в него могут быть включены любые траты. Главное, чтобы они были одобрены руководством организации. Важным аспектом является и тот факт, что данные траты могут быть как подтвержденными, так и не подтвержденными.

    Работодатель должен понимать разницу в возмещении данных затрат и том, как оплачиваются налоги по ним.

    Если затраты прописаны в локальных нормативных актах, то НДФЛ не будет взиматься с данных сумм, но при обязательном официальном документальном подтверждении.

    А вот все, что не установлено по коллективному договору, будет облагаться налогами на доходы физических лиц, вне зависимости от того есть документы, подтверждающие данные траты, или нет.

    Порядок возмещения расходов

    Перед началом поездки бухгалтерия производит предварительный расчет будущих затрат командировочного. В расчет командировочных входят:

    1. Обязательные суточные за все дни служебной поездки с учетом дня отъезда и приезда.
    2. Оплата билетов до места назначения и обратно. Этот пункт может возмещаться авансовым платежом по приблизительным расчетам.
    3. Выдача денежных средств на погашение проживания во время исполнения своих служебных обязанностей.
    4. Суммы сверх перечисленного.

    Оплата труда к командировке не приурочивается, она совершается лишь в положенное по трудовому договору время.

    Только первый пункт из списка должен быть выплачен в полном объеме в обязательном порядке. Остальные выплачиваются авансом по договоренности. Обычно командировочный обсуждает предполагаемую сумму расходов, а бухгалтерия перечисляет оговоренный аванс.

    По окончании служебной командировки сотрудник обязан отчитаться за выданные средства. Все траты, подкрепленные документами, излагаются в специальном авансовом отчете. Если выданная сумма меньше понесенных трат, то производится доплата средств, потраченных сверх выплаченного.

    А вот если она меньше, либо какие-то расходы работник не может доказать, то ему придется вернуть расчетную разность в кассу организации, либо по его заявлению она будет вычтена из заработной платы.

    Без заявления сотрудника удерживать можно не более 20% начисленных к выплате средств из одной зарплаты.

    Источник: http://ZnatokTruda.ru/komandirovka/kak-oplachivaetsya/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.