Как организовать отдел кадров

Содержание

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Как организовать отдел кадров

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet

Создание службы персонала с нуля

Как организовать отдел кадров

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2010, N 4

Создание службы персонала с нуля

Времена, когда управление персоналом считалось неким модным трендом, а профессия менеджера по персоналу была окутана ореолом тайны и неизвестности, канули в Лету.

Сегодня не нужно доказывать, что создание подразделения, отвечающего за управление человеческими ресурсами, необходимо. Однако, когда владелец бизнеса приходит к осознанию этой необходимости, возникает масса вопросов.

Когда оправдано введение в компании такого подразделения? Каков функционал службы по персоналу? С чего начать?

Речь в статье пойдет о том, какие шаги и в каком порядке следует предпринять, чтобы организовать HR-службу.

Немного истории

“Менеджер по персоналу – это инспектор отдела кадров, только по-новому”, – именно такое заблуждение было расхожим еще лет пятнадцать назад. Но современная служба управления персоналом – не просто преемница известных еще с советских времен кадровых структур, а принципиально иное по своему функционалу подразделение. В чем же разница?

Функции отдела кадров и службы управления персоналом

Отдел кадров │ Служба управления персоналом

─────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────

1. Оформление личного дела: прием, │1. Планирование человеческих

перевод, увольнение, отпуск. │ресурсов – определение потребности в

2. Ведение учетных карточек, │персонале в зависимости от стратегии

трудовых книжек. │развития компании.

3. Ознакомление работников с │2. Поиск персонала (внешний и

приказами под роспись. │внутренний рекрутинг).

4. Выдача справок. │3. Подбор и отбор персонала.

5. Учет военнообязанных. │4. Ведение кадрового

6. Оформление пенсий. │делопроизводства.

7. Оформление документов для │5. Профессиональная адаптация

назначения детских пособий. │работников.

8. Составление описи дел, │6. Оценка работников

формирование дел в архив. │(компетентность, потенциал,

9. Подготовка приказов о поощрении и│организационное поведение,

наказании. │результаты труда).

10. Оформление больничных листов. │7. Перевод, повышение, понижение,

11. Ведение табельного учета. │увольнение в зависимости от

12. Обучение, подготовка и повышение│результатов оценки.

квалификации сотрудников по │8. Ротация персонала.

стандартным, типовым программам. │9. Выявление потребности в обучении

13. Контроль за студентами, │персонала и обучение.

обучающимися в вузах и техникумах. │10. Мотивирование и стимулирование

14. Подготовка списков сотрудников │персонала.

на премии за выслугу лет и по итогам│11. Формирование кадрового резерва.

года │12. Управление корпоративной

│культурой

Как видно из приведенной таблицы, разница между отделом кадров и HR-службой существенная. Если в первом случае набор функций разрозненный, сводимый, как правило, к кадровому делопроизводству, то во втором речь идет о системе управления персоналом организации.

Отделы кадров ранее не являлись ни методическими, ни информационными, ни координационными центрами по работе с персоналом. Структурно они были разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют подобные управленческие функции.

Система же предполагает формулирование целей и функций, организационной структуры, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Технология управления персоналом обеспечивает функционирование системы в различных аспектах – наем, адаптация, обучение, оценка, мотивация, управление корпоративной культурой и др.

Таким образом, HR-служба – отнюдь не новое название отдела кадров, а скорее новая “ступень эволюции”, продиктованная изменившимися социально-экономическими условиями, в которых управление человеческими ресурсами является одним из важнейших направлений в деятельности организации и во многом обусловливает ее экономический успех.

Рождение и первые шаги

Как же компания приходит к осознанию потребности в создании такого структурного подразделения? Как правило, на начальных этапах развития организации, когда общая численность персонала составляет менее 50 человек, функции управления персоналом (которые на данном этапе по большей части сводятся к кадровому учету и делопроизводству) возлагаются на бухгалтера или офис-менеджера. Собственно об управлении персоналом здесь говорить не приходится. Но в процессе роста и развития компании в определенный момент возникает потребность в отдельной функциональной единице.

Сделаем одну ремарку. Следует признать, что “с нуля” в буквальном понимании этого слова никто из HR-ов никогда не создавал и не создаст службу персонала. Ее создает первое лицо компании – владелец, топ-менеджер, директор, решив, что необходим специалист, которому можно делегировать хотя бы одну функцию, относящуюся к сфере управления персоналом (чаще всего функцию найма работников).

Как правило, введение должности менеджера по персоналу целесообразно, когда численность сотрудников организации составляет от 50 до 100 человек. На первом этапе создания новой структуры менеджер решает следующие задачи:

1. Организация и систематизация кадрового документооборота.

2. Разработка должностных инструкций, положений и регламентов, определяющих требования к выполняемым работам и квалификации персонала.

3. Организация системы найма персонала, которая должна включать в себя описание требований к кандидатам на открытые вакансии, механизм поиска кандидатов, процедуры первичного подбора и отбора кандидатов.

Фактически перечисленные функции являются основой для дальнейшего развития службы. Остальные функции вводятся последовательно, по мере роста организации и по мере возникновения связанных с этим проблем. Важно, чтобы специалисты HR понимали, что необходимо делать на каждой стадии “взросления”.

Специализация и функциональность

Второй этап развития службы персонала связан с оформлением и выделением отдельных функциональных направлений в работе менеджера по персоналу. Здесь нет прямой зависимости от численности сотрудников, скорее речь идет о повышении эффективности их работы.

Как только окончательно сформировалась организационная структура, возникает проблема Планирования персонала – становится неэффективно просто набирать работников по мере необходимости.

При реализации функции планирования менеджер по персоналу решает следующие задачи:

1. Определение оптимальной численности персонала исходя из реальных потребностей каждого подразделения компании.

2. Разработка штатного расписания.

3. Расчет текучести персонала.

4. Планирование найма сотрудников.

В условиях массового рекрутинга возникает проблема Адаптации. Здесь задача менеджера по персоналу состоит в разработке такой системы адаптации, которая бы позволила в максимально короткие сроки вывести нового сотрудника на уровень рентабельности, чтобы он начал приносить прибыль.

Вторая проблема, которая диктует введение новой функции, – потребность в диагностике качества профессиональной деятельности. Руководителю организации важно, чтобы сотрудники работали максимально результативно. Появляется функция Оценки персонала, реализация которой связана в первую очередь со следующими задачами:

1. Изучение особенностей профессиональной деятельности сотрудников и описание рабочих мест.

2. Описание и внедрение стандартов качества работы и моделей компетенций по ключевым категориям персонала.

3. Разработка оценочных процедур и их внедрение в практику регулярного менеджмента (как минимум регулярная аттестация специалистов и руководителей).

После внедрения системы оценки персонала закономерно возникает вопрос использования ее результатов. Очевидно, что результаты оценки будут разными – и это позволит стимулировать наиболее успешных сотрудников и побуждать менее успешных к дальнейшему росту. Выделяется функция Разработки систем оплаты труда.

А что делать с теми сотрудниками, уровень компетентности которых оставляет желать лучшего? Не увольнять же их? Конечно, нет. Так возникает потребность в функции Обучения и развития персонала. При ее реализации перед менеджером по персоналу возникают следующие задачи:

1. Оценка потребности в обучении, определение того, какие знания, умения и навыки сотрудников нуждаются в развитии.

2. Организация обучения как собственными силами организации, так и с помощью сторонних специалистов. Важно, чтобы оно отвечало потребностям и целям организации.

3. Оценка результатов обучения.

На основании результатов обучения и аттестации могут приниматься решения о высвобождении сотрудников, и тогда мы приходим снова к функции планирования персонала.

В определенный момент развития организации возникает ситуация, когда HR уже не в состоянии справляться с возложенными на него обязанностями в одиночку.

Именно тогда выделяется специальное подразделение – служба управления персоналом, включающая такие штатные единицы: инспектор по кадрам, менеджер по подбору и оценке персонала, менеджер по обучению персонала. Возглавляет службу, как правило, директор по персоналу.

Целесообразность введения отдельных функциональных единиц определяется, во-первых, организационной структурой компании, во-вторых, численностью персонала, в-третьих, интенсивностью и степенью развития компании.

“Двигатель прогресса”

На первый взгляд функционирование службы управления персоналом носит цикличный характер. Но это движение не по кругу, скорее, по спирали. С каждым новым “витком” служба персонала переходит на качественно иной, более высокий уровень и, в свою очередь, дает импульс развитию организации.

Это и есть основная миссия службы управления персоналом: в своей наивысшей точке развития она становится агентом изменений, проводимых в организации.

Ведь именно изменения являются тем самым “двигателем прогресса”, который позволяет организации идти вперед, не впадая в стагнацию, рано или поздно приводящую к спаду и кризису.

Внедрение инноваций в практику управления предполагает не только высокий уровень компетентности сотрудников службы, но и высокий их авторитет в компании. Ясно, что HR-служба не может быть изолированным подразделением. Необходимо постоянное и тесное взаимодействие с руководителями остальных подразделений организации. Это даст возможность:

– постоянно “держать руку на пульсе” компании, видеть слабые места и зоны роста;

– влиять на тех, кто принимает решения;

– иметь свою, причем аргументированную точку зрения.

Проблемы и ошибки

Какие же подводные камни могут возникнуть на пути HR-менеджера, внедряющего систему управления персоналом в компании? Предложим ряд принципов, которых необходимо придерживаться, выполняя эту нелегкую, но очень интересную работу.

1. Последовательность. Приступая к разработке и внедрению системы управления персоналом, не нужно пытаться “объять необъятное”, браться за решение всех задач одновременно.

2. Единоначалие. Все принимаемые в рамках создания системы, а впоследствии и службы управления персоналом решения должны исходить от одного человека, даже если они являются результатом коллективной работы.

Зачем: с одной стороны, во избежание размывания ответственности, с другой – чтобы сформировать необходимый HR авторитет в глазах руководства. К вашему мнению будут прислушиваться, ваши решения будут иметь вес.

3. Рациональность. Внедряя те или иные кадровые технологии, инструменты и методы, важно предварительно оценивать их с точки зрения соответствия целям компании. Постоянно помните, что внедрение любого инструмента управления требует ресурсов организации, а они не бесконечны.

4. Системность. Любое действие в рамках управления персоналом будет оправдано лишь тогда, когда оно осуществляется системно, по принципу “разработка – апробация – внедрение”. Внедрение всего нового – это прежде всего настойчивая, кропотливая и даже порой рутинная работа.

5. Объективность. Менеджер по персоналу просто не имеет права на предвзятое мнение. Очень важно уметь объективно оценить текущую организационную ситуацию и сделать соответствующие выводы, чтобы принять верное решение. Опирайтесь на проверенные источники и точные данные при разработке и внедрении системы управления персоналом и в ее повседневной деятельности.

6. Назревшая необходимость. Приступать к внедрению очередной функции нужно лишь тогда, когда действительно сформировалась в ней потребность. Какими бы замечательными ни были инструкция, метод, инструмент – грош им цена, если они неприменимы или излишни в реальных обстоятельствах.

7. Активность. Это залог эффективной деятельности менеджера по персоналу. Именно активность становится той силой, которая позволит продвинуть идеи и заручиться поддержкой руководства, достигнуть намеченного и быть на шаг впереди.

8. Логичность. Все действия, осуществляемые в рамках создания системы управления персоналом, должны быть предельно логичны, понятны и прозрачны для руководства компании. В противном случае неизбежно сопротивление и как следствие блокирование идей, даже если их значимость очевидна.

Следование этому своду принципов, который емко укладывается в аббревиатуру ПЕРСОНАЛ, позволит избежать многих ошибок и в конечном итоге создать действительно эффективную систему управления персоналом, отвечающую целям вашей организации.

Ю. Ю.Лысенко

Ведущий бизнес-тренер

ООО “ТехноМашКомплект”

Подписано в печать

29.03.2010

Источник: https://hr-portal.ru/article/sozdanie-sluzhby-personala-s-nulya

Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

Как организовать отдел кадров

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля.

Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1? Какие нормативные акты должен знать кадровик  В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.).

Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Ро-скомнадзора, ПФР и др.).

В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.  Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.

За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.  Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации.

Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.  – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);   – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6);  – график отпусков (ст.

123 ТК РФ).   Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ).

При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ).  Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62).

ДокументПоможет вам
ТК РФПринимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы 
КоАП РФИзбегать штрафов за нарушения трудового законодательства 

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа 

Сфера регулированияНаименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудникТрудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)
Кадровое делопроизводство
Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)  Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. 
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст 
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжекПравила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 
Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558 
Больничные листы 
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпускаФедеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»
Персональные данные 
Работа с персональными данными работников организацииФедеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ “О персональных данных”
Воинский учет 
Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» 
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.
Взаимодействие с ПФР 
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работниковФедеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Взаимодействие с ФМС России
Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцамиФедеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» 
Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» 
Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. 
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органовФедеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.   Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец на стр. 64). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).  С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.  Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.  В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ).  В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.   Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.  Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:  Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс» (г. Одинцово Московской обл.):   – Основополагающим документом в работе любой кадровой службы является Трудовой кодекс РФ. С учетом специфики деятельности организации от кадровика может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.  Мария МАСЮТИНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР» (Москва):   – Кадровику необходимо ознакомиться с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся шаблоны форм большинства первичных кадровых документов, которые пригодятся для оформления приказов, штатного расписания и др.  Наталья РЫЖКОВА, менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing (Москва):  – Таким локальным актам, как Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, Положение о персональных данных, Положение о премировании (в тех случаях, если в организации существует система мотивации), присущи все признаки нормативных правовых актов. Их наличие в организации и знание обязательно.  Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»: – При аудите локальных актов обратите внимание на соответствие их положений действующему трудовому законодательству. Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом. Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из до-кумента работодателя.  Источник: Журнал «Кадровое дело».
оставить заявку

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/kak-bistro-naladit-kadrovii-uchet/

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Как организовать отдел кадров

Отдел кадров – это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров – это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

  • организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

  • создание эффективной системы штатных сотрудников;

  • разработка карьерных планов сотрудников;

  • разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

  • определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

  • анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

  • внедрение систем мотивации труда;

  • подготовка штатного расписания предприятия;

  • оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

  • проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

  • ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

  • организация аттестаций сотрудников;

  • подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

 Взаимоотношения отдела кадров с  другими отделами

 Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо  постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

 Взаимодействие с  бухгалтерией организации 

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных  с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров  представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

 Взаимодействие с юридическим отделом

 Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

 Взаимодействие с другими подразделениями компании

 По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

  • Работник передумал работать на новом месте? Как аннулировать трудовой договор и трудовые отношения … 00 минут.
    Мы, нижеподписавшиеся начальник отдела кадров Волкова О. Н., главный бухгалтер … 06.2019 № 24-к.
    Специалисту отдела кадров Гордеевой М. В. направить уведомление … настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову О.

    Н.
    Основания: … Докладная записка начальника отдела кадров Волковой О. Н. от 24 … Ильин С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Волкова, О. Н. Волкова 26 … необходимости получить трудовую книжку в отделе кадров МКУ «Горводоканал». Вы также …

  • Увольнение за прогул: спорные моменты … коллег) не дали результата.
    Руководитель отдела кадров Иванова С. Н.
    Достоверность … Л.

    С приказом ознакомлены:
    – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.;
    – заведующий терапевтическим … отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н.
    Если письменное … проведению служебной проверки».
    Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии … ним работница также отказалась.
    Руководитель отдела кадров Иванова С. Н.

    Достоверность …

  • Обходной лист: практика применения … он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная … он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная … задолженности по несданным книгам;
    в отделе кадров о сдаче полиса ДМС;
    в … включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др.

    Как правило … заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение …

  • Обязательно ли оформлять обходной лист при увольнении? … настоящим правилам), выданный ему работником отдела кадров, передать дела, а также сдать … быть и вышестоящий начальник);
    сотрудник отдела кадров;
    сотрудник бухгалтерии;
    сотрудник отдела материально …

    форменная одежда (при необходимости);

    3. Отдел кадров:
    – работником проставлена подпись в приказе …

  • Что делать, если работник пропал без вести? … 2019 г.
    Мы, нижеподписавшиеся: инспектор отдела кадров Петрова Елена Дмитриевна, секретарь Мишина … .
    Подписи лиц, составивших акт:
    Инспектор отдела кадров Петрова Е. Д. Петрова
    Секретарь …

  • Если в учреждении есть работники-доноры: что надо узнать кадровику … 06.09.2018
    предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт … исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д.
    Основание: личное … .) (подпись) (Ф. И. О.)
    Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ …

    сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой …

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/otdel_kadrov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.